Assistant de Direction/chargé de Communication - Metz, France - Christelle FITAMANT

Description

Descriptif du poste

Mission

Dans le cadre des stratégies de l'établissement et ses axes de développement, l'agent sera chargé d'assurer le support quotidien aux Directeurs du Campus : gestion d'agenda, de déplacements, d'urgences, préparation de présentations et reporting, planification, organisation et participation aux réunions, rédaction et diffusion des compte-rendus, suivi des actions. Il aura également pour mission de réaliser et piloter la communication interne ET externe, la coordination de l'organisation d'évènements, le déploiement de process.

Activités principales
- Planifier les agendas des Directeurs du Campus de Metz et assurer la coordination des rendez-vous avec des personnes des autres directions et/ou campus ainsi qu'avec les personnes extérieures,
- Assister les Directeurs dans l'organisation des réunions campus et inter-campus
- Assister les Directeurs dans la constitution et le suivi des dossiers et conventions,

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).
- Préparer et transmettre les devis de locations de salles pour des extérieurs, assurer la demande de mise paiement au pôle recettes,
- Mobiliser et coordonner les moyens humains et logistiques dans le cadre d'événements internes ou externes,
- Emettre les convocations aux visites médicales du personnel, doctorants et post doc, en assurer un suivi et envoyer les attestations du service de santé au travail à la personne référente du campus de Gif Sur Yvette,
- Organiser et suivre les processus de recrutement du personnel administratif,
- Relayer les informations transmises par le service Santé et Bien-être au travail,
- Préparer et compléter le tableau du plan annuel de performance en accord avec les différentes directions du campus de Metz,
- Participer aux missions de polyvalence (standard, aide et préparation aux événements campus),
- Participer à l'élaboration des marchés et la mise en place des marchés du campus de Metz,
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'école ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Profil recherché

Licence en gestion ou en communication

Expérience et autonomie nécessaires pour prendre le poste.

Compétences opérationnelles
- Savoir-faire un retour sur son activité,
- Utiliser les outils bureautiques/informatiques,
- Prise de note et rédaction de compte-rendu,
- Rédiger des courriers et documents,
- Avoir des connaissances budgétaires
- Se repérer dans son environnement
- Gestion administrative
- Gestion des communications
- Connaissances budgétaires
- Relais avec les services : Ressources Humaines, Communication, Juridique, Service de santé et bien-être au travail, Médecine du travail (extérieur à l'Ecole)
- Anglais : B1 à B2

Compétences comportementales
- Ethique/Intégrité
- Sens de la confidentialité
- Sens du service public
- Aisance relationnelle
- Gestion des priorités
- Rigueur/Fiabilité
- Capacité d'écoute
- Flexibilité/adaptabilité
- Réactivité

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Capacité d'adaptation
Capacité d'écoute

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Gestion des priorités
Application des procédures

**Voir plus**

Entreprise

**Environnement du poste**

Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l Ecole supérieure d électricité (Supélec).

CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.

CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l Ingénieur, en Sciences et Technologies de l Information et de la Communication et en Sciences de l Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4700 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants.
- Ambitionnant de rester moteur au sein de l'université Paris-Saclay, 16eme rang au classement de Shanghai, et reconnue pour l'excellence de ses formations d ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
CHRISTELLE FITAMANT - _Responsable du développement