Assistant Administratif/assistante Administrative - Marseille, France - Institut Mines-Télécom

Institut Mines-Télécom

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

IMT Mines Alès est une école d'ingénieurs de l'Institut Mines-Télécom, disposant d'une solide culture scientifique et technique et d'une pratique de la recherche à un haut niveau scientifique, contractualisée en partenariat avec les entreprises. L'école propose un cursus d'ingénieurs généralistes sous statut étudiant, et des cursus d'ingénieurs dans plusieurs spécialités, pilotés au sein de la Direction des Formations par Apprentissage (DFA).

Cette direction est chargée de la coordination et du soutien des formations d'ingénieurs par apprentissage relevant du CFA « centre de formation d'apprentis de l'école des mines d'Alès ».

L'emploi proposé s'inscrit dans le cadre d'un renfort nécessaire pour assurer la charge administrative croissante des missions prises en charge par le CFA IMT Mines Alès.

La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique du Chef du Service Gestion et Développement de l'Apprentissage (SGDA) et sous l'autorité fonctionnelle du responsable administratif du CFA.

Il s'agit d'un poste défini selon les actions principales exposées ci-dessous:

- ** Soutien à la gestion administrative des mobilités internationales des apprenti(e)s** **en interface avec les apprenti(e)s, leurs employeurs et différents services d'IMT Mines Alès** (tels que la Direction à l'Action Internationale, le Service Financier ) et les partenaires à l'étranger.
- Collecte auprès des apprenti(e)s et de leurs employeurs des données administratives nécessaires à la mise en place des mobilités
- Complétion des conventions et mise en place du circuit de signatures électroniques
- Vérification des signatures des conventions individuelles et collectives
- Collecte des justificatifs de dépenses
- **Prise en charge des avenants aux contrats d'apprentissage, **sous la supervision de la responsable administrative du CFA.
- Vérification du respect des obligations légales
- Gestion du circuit de signatures
- Transmission aux organismes d'enregistrement
- Mise à jour des tableaux de bord en interne
- **Participation à la gestion des dossiers administratifs des apprenti(e)s en liaison avec l'assistante administrative du CFA.**
- Vérification et consolidation des données recueillies et du paiement de la cotisation CVEC lors de l'inscription ou la réinscription des apprenti(e)s
- Relances lorsque nécessaire
- Edition des cartes d'étudiants des métiers des apprenti(e) lors de leur intégration
- Saisie et mise à jour des données dans les logiciels de gestion administrative des apprenti(e)s
- **Participation à la gestion de l'aide au 1**er** équipement octroyée aux apprenti(e)s par les opérateurs de compétences (OPCO)**
- Vérification de l'éligibilité des dossiers présentés
- Instruction des dossiers : demandes de prise en charge, transmission des justificatifs
- Suivi du process de reversement aux apprenti(e)s en lien avec le Service Financier

Le/la titulaire du poste pourra ponctuellement être sollicité(e) pour d'autres actions menées par la Direction des formations par apprentissage.

Pour en savoir plus : Fiche de poste

La personne recrutée doit obligatoirement avoir déjà acquis une expérience professionnelle au sein d'un Centre de Formation d'Apprenti(e)s de l'enseignement supérieur.

Elle a principalement des compétences en gestion administrative. Elle maîtrise les techniques bureautiques et possède de bonnes qualités relationnelles.

La personne recrutée doit faire preuve d'adaptabilité, de rigueur et d'autonomie.

Une pratique de l'anglais serait un atout supplémentaire.

La personne recrutée a réalisé au moins 2 ans d'études dans l'enseignement supérieur.

Le poste proposé par l'IMT Mines Alès est un **contrat à durée déterminée de 24 mois**, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l'Institut Mines-Télécom, **métier L, Technicien(ne) administratif(ve) et de gestion, catégorie III.**

**Date pressentie indicative du jury**:2**ème** quinzaine de** **juillet 2023**

**Date de prise de fonction souhaitée** **:15 septembre 2023