Assistant de direction - Maisons-Alfort, France - Agence nationale de sécurité sanitaire - Anses

Description

L'Anses recrute un Assistant de direction (H/F)

Poste basé à Maisons-Alfort

- Contrat à durée indéterminée de droit public, détachement, affectation -

Vos missions

Rattaché à la directrice générale adjointe en charge des affaires générales, vous gérez et coordonnez l'organisation de l'agenda, ainsi que la gestion administrative dans un souci d'efficacité et de réactivité sur des situations sensibles.

Véritable allié du quotidien, vous veillez à la fluidité des sollicitations, et à l'anticipation des aspects administratifs et logistiques des missions de la direction. Vous intervenez en bonne coordination avec les assistantes de la direction générale et assurez une interface avec vos interlocuteurs des entités du pôle et des autres entités métier de l'agence, ainsi que de ses partenaires.

Vous intervenez également en soutien de la directrice des affaires juridiques.

Votre équipe

La directrice générale adjointe, en charge du pôle des affaires générales assure la responsabilité hiérarchique et la coordination des activités de :

• direction des ressources humaines (DRH),
• direction de l'administration et des finances (DAF),
• direction technique et informatique (DTI),
• direction des affaires juridiques (DAJ),
• mission hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)
• direction de l'appui au pilotage, de la qualité et de l'audit (DAPQA)

Elle assure également le lien avec l'agence comptable. Elle supplée le directeur général.

Votre quotidien

Activité principale : Direction générale, Directrice générale adjointe pôle affaires générales (DGAG)

• de l'agenda de la Directrice : prendre des rendez-vous, organiser des réunions, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, constituer les dossiers et s'assurer de l'ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés,
• la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d'urgence,
• des courriers, des messages et des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes,
• et assurer le classement des dossiers et fichiers de la Direction,
• une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte de l'agenda de la Directrice,
• de ses déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)
• la coordination de la tenue des fichiers de contacts.

Activités transverses : Direction des affaires juridiques(DAJ) et Mission Hygiène, sécurité, sûreté (MHSS)

• des agendas, des réunions et de la logistique (réservation de salle, convocations, ...),
• du courrier et des parapheurs (réception, enregistrement, ...),
• Transmission/traitement des appels téléphoniques,

Gestion des déplacements (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais).

Une continuité de service est assurée durant les périodes de congés avec les autres assistantes de direction.

Votre profil

Formation et expérience requises :

Bac à Bac + 3 en gestion administratif, assistanat de manager

Une expérience confirmée d'assistanat de Direction générale serait appréciée, un plus si effectuée dans le secteur public.

Compétences :

Maîtrise indispensable de l'organisation et de la gestion d'agendas complexes

Capacité d'organisation et de réactivité

Sens de l'anticipation, esprit d'initiative et réelle autonomie

Diplomatie, rigueur et discrétion

Capacités relationnelles et rédactionnelles avérées

Maîtrise des outils de bureautique

Infos pratiques :

RER D, métro ligne 8, Ecole Vétérinaire de Maisons-Alfort, bus : Ligne 104, arrêt Pierre Curie

Parking sur place

Possibilité de télétravail

Pour postuler :

Contactopérationnel :

Agathe Denéchère, Directrice générale adjointe

Adresser au plus tard le 19 avril 2024, lettre de motivation + CV en indiquant la référence à