Secrétaire de direction – Assistant du DSI H/F - Limoges, France - CHU LIMOGES
Description
À propos de nous
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.
Mission
Missions principales :
Organiser pour le directeur du système d'information et les autres membres du staff et pour l'ensemble des agents de la DSI : la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
Etre garante de la circulation de l'information au sein de la DSI
Accueil physique : renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande
Gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue de l'agenda du directeur de la DSI (parfois des responsables Production Applications et Infrastructures), préparation de réunions (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières, prise de compte-rendu) et déplacements (réservations du véhicule, ordre de mission)
Gestion des appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs, parfois des responsables Production Applications et Infrastructures),) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV...)
Gestion des courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la messagerie électronique). Distribution du courrier pour les différents secteurs. Archivage et classement des courriers
Rédaction : de courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d'entretien...)
Gestion des commandes : classement, archivage
Missions spécifiques :
Suivi des courriers transmis par la Direction Générale : réception et diffusion, suivi et transmission de la réponse, archivage
Suivi des Astreintes DSI : préparation des tableaux hebdomadaires pour transmission DG, suivi et mise à jour planning d'astreinte dans CHRONOS
Remplacement
Profil
Formations – Qualifications (Savoir) :
Maîtriser internet et les outils informatiques suivants : Word, Excel, PowerPoint, Ennov, Hermès, Chronos, Time Performance,Beetween
Renseigner les interlocuteurs de façon pertinente
Travailler en équipe
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
Connaissances particulières (Savoir-faire) :
Assurer un accueil de qualité
Effectuer des transmissions efficaces
Identifier un problème et savoir en rendre compte
Prendre des initiatives adaptées
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
Connaissance de l'établissement
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
Aptitudes relationnelles
Curiosité intellectuelle
Disponibilité
Adaptabilité
Loyauté
Respecter le secret professionnel et la confidentialité des informations
Reporting