Assistant(E) Administratif Et D'accueil - Chantepie, France - PEGASE PROCESSUS

Description

**OFFRE D'EMPLOI**

**Assistant(e) administratif(ve) et d'accueil**

**PEGASE PROCESSUS est un Centre de formation, de psychothérapie et de recherche**, fondé en 1986.
Axés sur les Pratiques Systémiques et Thérapie Familiale, ainsi que sur l'Approche Centrée Solution, nos actions de formations, de soutien aux équipes (analyse de pratique professionnelle, supervision, régulation) et nos événements (Conférences, Journées d'étude, Congrès), visent « le développement qualitatif des pratiques relationnelles ». Ses actions s'adressent aux professionnels du secteur social, médico-social et sanitaire. Dans le cadre d'une réorganisation des postes, PEGASE Processus recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et d'accueil.

**CONTEXTE DE TRAVAIL**

Rattaché(e) à la Directrice, vous intégrez une équipe de 11 personnes qui est répartie sous 3 pôles différents:
Fonctions support, Relation clients, Ingénierie pédagogique. Aussi, le centre est composé d'un comité scientifique et d'une équipe de formateurs/intervenants extérieurs.
Vous serez rattaché(e) au pôle « Fonctions support » et gérerez l'accueil général et des tâches administratives du centre de formation.

Venez rejoindre une organisation agile et humaniste, au sein de laquelle vous pourrez contribuer au déploiement de son offre, dans une dynamique collective, participative et coopérative.

**VOS MISSIONS SERONT LES SUIVANTES**

**1 - Assurer l'interface de Pégase Processus avec l'extérieur**:accueil téléphonique, numérique et physique**
- Gérer la ligne téléphonique du secrétariat, ainsi que les boites mails secrétariat et INTRA (filtre et transfert)
- Recueillir les demandes et besoins des clients, stagiaires et formateurs, reçus par téléphone, mails ou courriers
- Traiter ou orienter les demandes lorsque nécessaire vers les professionnels concernés
- Préparer et assurer l'accueil des stagiaires pour les formations se déroulant dans les locaux (salles et pauses)
- Participer à l'accueil des événements (Congrès, Université, Journées d'étude)

**2 - Assurer la gestion administrative des actions de formation,** **en conformité avec la réglementation en vigueur**
- Assurer l'administratif des formations:

- Réaliser les inscriptions et confirmation d'inscription des stagiaires
- Editer les conventions et contrats de formation
- S'assurer de la signature des documents administratifs nécessaires à la réalisation des formations et effectuer les relances le cas échéant
- Editer et communiquer les convocations nominatives des stagiaires
- Mettre à jour et alimenter régulièrement la base du logiciel métier : mise à jour des fiches clients et stagiaires

**3 - Contribuer à la gestion administrative quotidienne de l'organisme**
- Relever et déposer le courrier
- Gérer les commandes des fournitures
- Contribuer à l'archivage (factures, notes de frais )
- Participer à la gestion administrative des événements (réaliser les inscriptions et éditer les conventions)
- Participer aux comptes-rendus des réunions

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et d'autres tâches ponctuelles peuvent être demandées si besoin.

**PROFIL**

Titulaire d'un diplôme de niveau III (BAC +2) ou expérience professionnelle significative.
L'expérience dans la formation serait un plus.
NB : Poste accessible avec Bac + 2 dans l'administratif ou BEP dans le secteur tertiaire ou Bac Pro gestion administration ou un Bac Pro ARCU (Accueil, Relation, Clients, Usagers), complété par une expérience professionnelle dans le secteur.

**COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE**
- Maîtriser les outils informatiques et collaboratifs (logiciels de bureautique et internet : outils bureautiques word, excel, ppt, google calendar, zoom, google drive, etc).
- Disposer de compétences rédactionnelles et une bonne maîtrise de la langue française
- Maîtriser des techniques de prise de notes
- Faire preuve de qualités relationnelles envers les différents publics rencontrés (écoute, sens du contact et du dialogue, discrétion, diplomatie)
- Être capable de collecter et transmettre l'information
- Être rigoureux(se) et organisé(e)
- Avoir le sens des responsabilités / priorités et de la méthode
- Savoir gérer son stress et se montrer rassurant(e) dans les situations d'urgence
- Être polyvalent
- Savoir faire preuve de patience
- Apprécier le travail d'équipe et respecter le périmètre des missions et activités de chacun
- Avoir l'esprit d'équipe
- Se montrer autonome et savoir prendre des initiatives appropriées dans son poste de travail
- Respecter la confidentialité des informations en sa possession

**CONDITIONS DU POSTE**
- CDI
- Possibilité de passage à temps plein au 01/01/2024
- Rémunération Palier 8, Coefficient 191, selon la grille de la Convention collective n° 3249 des organismes de formation, actuellement applicable, IDCC