Assistante-e de Direction - Strasbourg, France - de l'Eurométropole de Strasbourg

de l'Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

N° annonce

E002748

Direction

Culture

Service

Action culturelle

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur
à Rédacteur principal 1ère Classe

11/06/2023

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Culture constituant un levier important de transformation, la Ville et l'Eurométropole ont impulsé une politique de développement culturel durable, en capacité de rayonner et d'asseoir la posture européenne du territoire, tout autant que de favoriser l'inclusion, la solidarité, la participation citoyenne et l'éco-responsabilité dans le secteur culturel.

La Direction de la Culture fédère 8 services culturels au sein de la collectivité (Musées, Médiathèques, Conservatoire, Fondation de l'Œuvre Notre-Dame, Archives, TAPS, Administration générale) et de grands équipements partenaires, subventionnés ou délégataires de services publics (Zénith, Haute Ecole des Arts du Rhin, Théâtre du Maillon, TJP, Pôle Sud ).

Dans ce cadre, le service de l'Action culturelle a plus spécialement en charge la politique de soutien aux acteurs culturels du territoire et l'animation des relations avec les partenaires associatifs, parapublics et privés qui font, avec les services en régie, la richesse et le dynamisme du paysage culturel de la Ville et de l'Eurométropole.

Description des missions, Activités

Au sein du service de l'Action culturelle, vous assurez le bon fonctionnement du service au plan administratif et veillez à la mise en œuvre des procédures administratives communes à l'ensemble de l'équipe. Vous êtes également en charge du suivi et de l'alimentation logiciel de gestion du temps de travail pour tous les agents-es du service.

En complémentarité ou en cas d'absence de votre binôme, vous assurez également le secrétariat de la chef-fe de service, de la mission développement des publics et de la cellule communication.

Mise en œuvre des procédures de gestion collective du service:
Structurer l'activité des différentes entités et mettre en place les outils nécessaires (plannings, classement ).
Gérer le courrier (papier et électronique) en veillant au respect des échéances et de la charte graphique : tri, enregistrement, distribution, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage...
Assurer l'accueil physique du service, filtrer et répartir les appels téléphoniques.
Veiller à la bonne circulation de l'information (transmission des messages, rappel des informations importantes ).
Assurer le classement et l'archivage des dossiers des différentes entités, en lien avec l'ensemble des agents-es.
Assurer le suivi des dossiers confiés et les préparer en amont des réunions.
Rédiger et mettre en forme différents documents (courriers, notes, comptes-rendus ).
Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents émanant du service (notes, courriers, conventions).

**Suivi du temps de travail (via Chronotime)**:
Alimenter le logiciel et le tenir à jour pour l'ensemble des agents-es du service, de la mission développement des publics et de la cellule communication.
Classer les différents formulaires en lien avec le temps de travail (demandes de congés, alimentation d'heures exceptionnelles, compte épargne-temps ).
Corriger les éventuelles erreurs de badgeage et résoudre les points bloquants.

**Missions ponctuelles et transversales**:
Organiser ponctuellement des réunions pour le compte de la mission développement des publics et de la cellule communication.
Anticiper les problématiques logistiques et/ou administratives et avertir si nécessaire.
Accompagner l'assistante de la directrice de la culture pour le suivi et la validation des délibérations.
Gérer le circuit de signature des fiches prévisionnelles et des décisions de prise en charge.
Remplacer son binôme sur l'ensemble de ses missions en cas d'absence.

Profil

Bac à bac+2 dans le domaine administratif (assistant-e de direction, assistant-e de manager ou équivalent).

Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels internes de gestion (Airdélib, Elise, Chronotime).
Capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Maîtrise des techniques de recherche documentaire et de communication.
Connaissance des règles