Assistant Commercial Et Administratif - Reims, France - SIROM

Description

Chez SIROM, entreprise qui distribue, de la fourniture et/ ou pose de panneaux de signalisation routière, de mobilier urbain et réalise des travaux de marquage au sol sur les routes communales et départementales, dans le BTP, sur les départements de l'ile de France, nous nous épanouissons lorsque nos employés s'épanouissent. Nous sommes actuellement à la recherche d'un(e) assistant(e) administrative qui sera la force de soutien de notre dirigeant. La personne idéale pour ce poste est une personne proactive, capable de résoudre des problèmes, dotée de compétences exceptionnelles en matière de communication et d'une attention méticuleuse aux détails. Elle aura une expérience préalable du travail dans un environnement de bureau, de l'exécution de tâches administratives et du soutien à la direction. Compte tenu de la nature changeante du paysage exécutif, nous comptons sur nos assistantes pour faire preuve de flexibilité et de prévoyance, tout en préservant les confidences liées aux systèmes et opérations de haut niveau.

Descriptif du poste:
**Responsabilités quotidiennes et mensuelles**
- Assurer l'accueil téléphonique, et physique
- Gestion Attestation légale et Prolivis plateforme attestations légales
- Gestion des mails entrant et sortant avec validation présidente
- Consutations des marchés publics plateforme LIBEL et DEMATIS
- Saisir et envoyer les devis sur EBP, fiches techniques et présentation société après validation par la Présidente
- Rédaction des documents administratifs pour appel d'offre
- Rédaction mémoire technique pour appel d'offre
- Réception commande client et enregistrement sur EBP et DRIVE
- Vérifier la faisabilité des commandes : Faire verifier état du stock, demande de prix fournisseurs et délai,
- Enregistrer les commandes fournisseurs sur EBP
- Répondre aux demandes clients sur les livraisons en cours et chantiers en cours
- Préparer les dossiers de chantiers et les Bons de livraison
- Comparer les offres des fournisseurs après accord du client
- Informer et organiser des retards de livraison
- Faire préparer les commandes fournisseurs reçus pour livraison client
- Faire le raprochement commande fournisseurs récéption marchandises
- Rédiger les courriers et mails (fournisseurs, clients et cabinet comptable) avec validation présidente
- Mise en place de tableau de bord administratif et gestion clients / fournisseurs
- Suivi et contrôle des factures fournisseurs et de leurs paiements à échéance après validation de la Présidente
- Emission factures clients après validation
- Rapprochement factures clients et banque
- Relance factures clients pour paiement
- Rapprochement factures fournisseurs et commande clients
- Classement et archivage des documents commerciaux et comptable
- Mise en place des feuilles horaires des équipes
- Transmission des éléments au cabinet comptable et mise en place du calcul de TVA
- Rapprochement feuilles de metres chantier commande clients Presituation
- Etablissement tout les lundis matin d'un tableau EXCEL comportant les échéances et créances clients ainsi que les échéances dettes fournisseurs
- Etablissement d'un tableau excel reprenant la trésorie pour chacune des 3 banques et plus précisement ce qui suit:

- **TRESORERIE**:

- Suivi journalier de la trésorerie à partir du tableau de trésorerie.
- Effectue les virements des redevances, remboursement frais, remise d'effets.
- Effectue les mouvements interbancaires
- Assure le recouvrement créance client
- **SITUATION MENSUELLE**:

- Effectuer le transfert des ventes en comptabilité
- Etat de rapprochements bancaires
- Suivi et comptabilisation des écritures d'abonnement lissées sur l'exercice,
- Contrôle mensuel des produits et charges,
- Contrôle de la cohérence entre le tableau bord et de la balance
- **FISCALITE**:

- Saisie de la TVA mensuelle et déclaration d'échange de biens intracommunautaires
- Rapprochement entre les ventes et la compta pour vérifier la TVA
- Taxe Foncière des entreprises;
- Assurer la liaison avec le cabinet comptable pour les différentes déclarations et versements
- Traitement des informations sur l'IS transmises par le cabinet comptable
- **BILAN ANNUEL**:

- Révise l'ensemble des écritures des comptes généraux et auxiliaires
- Transmettre les éléments au cabinet comptable
- Fournir les compléments d'information demandés par le cabinet comptable
- Calculer et comptabiliser les écritures spécifiques de clôture
- Etablissement du dossier de prévision
- **SOCIAL**:

- Transmettre au cabinet comptable les éléments relatifs à l'établissement des paies
- Planifier les visites médicales et les gérer convocations
- Suivre le registre unique du personnel.
- Déclaration des arrêts maladie ou Accident de travail
- **RESSOURCES HUMAINES**:

- Assurer la gestion administrative de l'accueil du personnel
- Effectuer les demandes de prise en charge auprès