Assistant Administratif - Nantes, France - IREPS PAYS DE LA LOIRE

Description

L'Instance régionale en éducation et promotion de la santé Pays de la Loire (IREPS Pays de la Loire) créée en 2009, est une association œuvrant dans le champ de **la promotion de la santé, de l'éducation pour la santé et l'éducation thérapeutique du patient** en région Pays de la Loire. L'IREPS Pays de la Loire emploie une cinquantaine de salariés répartis au sein de Pôles, dans chaque département de la région Pays de la Loire.

En Loire-Atlantique, une équipe de 15 personnes développe des activités de conseil et appui méthodologique, documentation, formation et intervention auprès de professionnels et de publics.

**Présentation du poste**
- Intitulé : Assistant-e administratif-ve
- Lieu de travail : Pôle Loire Atlantique - 85, rue Saint-Jacques Nantes Cedex 1.
- CDD 12 mois - à 80 %.
- Rémunération selon le texte relatif au statut du personnel de l'IREPS en date du 28/02/2018, selon profil et expérience.
- Déplacement : parfois sur le département Loire Atlantique et parfois en région
- Durée de travail (en ETP 80%) : 29,32 heures hebdomadaires, ce qui donne droit à 8 RTT par an.

**Missions**

Il-Elle sera chargé-e, sous la responsabilité de la Directrice du pôle Loire-Atlantique, d'assurer le suivi administratif des activités de formation et en complémentarité avec les autres collègues administratives, d'assurer un appui administratif auprès de l'équipe du pôle Loire-Atlantique pour les différentes activités du pôle.

**Activités**

**Suivi administratif des formations en lien avec la référente administrative de la certification QUALIOPI**:

- Réponses aux mails, et au téléphone sur les questions administratives des stagiaires
- Modification des fiches programme de formation
- Création des formulaires d'inscription
- Transmission pour mise en ligne sur le site
- Création et envoi des convocations
- Création de devis et de factures
- Synthèse des réponses aux questionnaires d'évaluation et de satisfaction
- Gestion des réservations de salles
- Préparation de la logistique des formations

**Secrétariat en complémentarité avec les autres assistantes du pôle**:

- Accueil téléphonique du public (messages, liens)
- Gestion du courrier et des mails
- Réalisation des mailings
- Diffusion d'information entre l'interne et l'externe
- Suivi du budget, des devis, et factures des prestataires de l'activité de formation
- Participation aux réunions d'équipe et à certaines rencontres régionales

**Compétences attendues**
- Capacité à accueillir, informer, orienter et répondre aux demandes du public
- Capacité à travailler en concertation avec l'équipe et avec des prestataires extérieurs
- Maîtrise des logiciels de bureautique et des logiciels d'envoi de Newsletters et partage de documents
- Capacité d'adaptation et de gestion des priorités
- Qualités d'expression orale et rédactionnelle fortement souhaitée
- Esprit d'initiative et sens de l'organisation
- Intérêt pour la prévention et la promotion de la santé

**Formation et parcours professionnel**
- Formation de niveau BTS ou équivalent dans le secteur tertiaire ou expérience professionnelle d'au moins 4 ans sur un poste similaire
- Expérience dans la gestion administrative de formations appréciée

**Procédure de recrutement**
- Le poste est à pourvoir au 24/03/2023, avec mise en place d'un accompagnement individualisé lors de son intégration.
- Les entretiens sont prévus le lundi 27/02/2023 après midi

Salaire : à partir de 2 107,52€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Type de contrat:

- CDD

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 27/03/2023