Assistant de Direction - Courbevoie, France - BADENOCH & CLARK

Description

Rattaché(e) à la Direction, vos missions principales seront les suivantes :- Logistique et administration du personnel- Organisation des agendas, formations, réunions ou séminaires avec de multiples intervenants et gestion des déplacements (ordres de mission et notes de frais, réservations hôtels, transports, salles de réunion...)- Assurer la gestion administrative et logistique du personnel de l'entité ; gérer les demandes d'habilitations, les commandes de matériel informatique et des fournitures de bureau- Suivi du processus d'accueil de stagiaires, détachés et alternants après la sélection du candidat et gestion des nouveaux arrivants (bureau, IGG, matériel informatique...)- Secrétariat- Assurer le rôle de Gestionnaire d'Information (gérer les accès au répertoire partagé, suivi des habilitations) mise à jour des documents internes (organigramme, liste tél, politique deconservation des documents, conformité et politique cadeaux)- Suivi et coordination des faits marquants et rapports d'activité de la direction,- Archivage des dossiers et documents pour l'ensemble de la direction, et mise au coffre des contrats (E-traces).- Participation à l'organisation du panel d'avocats de la fonction juridique- Emission des lettres d'engagement d'avocats et gestions de commandes- Assister les différents responsables de l'entité dans la gestion de leurs dossiers, notamment en lien avec l'organisation du service- ComptabilitéAssurer la fonction de Correspondant comptable de la Direction, avec prise en charge du suivi de la facturation (moyenne de 80 à 100 factures / mois) :- Traitement des pièces comptables SAP, suivi de facturation ( imputation, saisie et mise en paiement)- Participation à l'élaboration des budgets et prévisions clôture en étroite collaboration avec le contrôleur de gestion ;- Création et mise à jour des comptes fournisseurs, et les assister pour enrôlement ebilling le cas échéant (Sy by Cegedim)- Gestion des comptes marques ouverts auprès de tiers : offices de marques (OMPI, EUIPO, INPI), notaires et traducteurs (certification de signature, apostille etc..)- Gestion des réclamations relatives aux factures (en lien avec comptabilité, juriste ou gestionnaire de marque et fournisseur) : instruction et résolution des réclamations venant des fournisseurs pour défaut, retard de paiement, ou difficulté d'identification des factures liée à un paiement global- Gestion des facturations et refacturations (entités internes et externes)
Expérience significative sur un poste similaire : 2-3 ans minRigueur / organisation / gestion des priorités / Qualités relationnelles / Culture de la confidentialitéInformations complémentaires :- Poste à pourvoir dans l'immédiat- Contrat de 35H du lundi au vendredi- Rémunération : 30-36k brut /an