Assistant de Direction - Lyon, France - Ville de Venissieux

Ville de Venissieux

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Publié le 11/05/2023 | Date limite le 10/06/2023

3ème ville de la Métropole, avec habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents qui s'investissent au quotidien dans leurs missions de service public. Desservie par de grands axes ferroviaires, autoroutiers, périphérique, métro, bus et tramways, son territoire se distingue par le dynamisme de son tissu économique, la qualité de ses espaces verts (4 fleurs au label des villes fleuries) et les projets de renouvellement urbain qui accompagnent sa croissance démographique.
Dans le cadre d'une nouvelle dynamique collective, d'un management fondé sur l'écoute, la responsabilisation, la transversalité, et l'innovation, la Direction des Solidarités et de l'Action Sociale (DSAS) recrute un(e) assistant(e) de direction.
La DSAS est composée de plus de 80 agents, intègre le CCAS et couvre 3 grandes thématiques : Le pôle Action sociale (gestion des aides légales et facultatives, suivi individuel des personnes en difficultés, animation territoriale et partenariale de l'Action Sociale), le pôle 3ème âge (services d'aides, des soins infirmiers et de portage de repas à domicile, 2 résidences autonomie, 2 foyers-soleil, 1 accueil de jour, 1 accueil médicalisé, 1 service d'animation en lien avec l'Office Municipal des Retraités) et le pôle habitat-logement (conseil orientation aux personnes en recherche de logement, suivi de la programmation de logement social). Un secteur ressources sous la responsabilité du directeur adjoint vient en support de ces 3 pôles.

**Poste**:

**Filière **:Administrative

**Catégorie **:C

**Cadre d'emplois **:Adjoints administratifs territoriaux

**Cotation **:2

**Direction **:Direction Solidarité Action Sociale

**Type de poste **:Poste permanent

**Date de recrutement **:03/07/2023

**Missions**:
**Finalité du poste**:

- L'assistant(e) de direction est rattaché(e) et travaille étroitement avec la directrice de la DSAS et en binôme avec l'assistant administratif polyvalent. Elle veille particulièrement à la transmission et la circulation des infor-mations en interne de la direction, la diffusion et le suivi du traitement du courrier, et la communication de la DSAS en direction des partenaires et des bénéficiaires. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue à la mise en œuvre des orientations municipales en matière de Solidarité et d'Action Sociale de la collectivité. Il ou elle est associé(e) aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers de la direction.

**Assurer le secrétariat de la Direction**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction
- Assurer une gestion fonctionnelle de la boite mail de la direction DSAS et de la directrice : tri, archivage et réponse de premier niveau
- Gérer et suivre le courrier interne et externe : Centraliser et contrôler le courrier et les parapheurs à destination du directeur (trice) et/ou des élus
- Gérer l'agenda du directeur (trice) : organiser, suivre et prioriser les rendez-vous
- Organiser le tri, le classement, l'élimination et l'archivage des documents et dossiers du service
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : tableaux de bord, rapports spécifiques, courriers

**Plannifiation et organisation de réunions**:

- Participer à la planification et à l'organisation des réunions : préparer les ordres du jour, collecter les documents en amont des réunions, rédiger les comptes rendus et participer au suivi de l'exécution des décisions prises
- Organiser des réunions stratégiques en lien avec les autres services
- Assurer la gestion du Conseil d'Administration du CCAS
- Gérer le calendrier des principales échéances des activités menées par la direction (conseil d'administration, réunions )

**Autres missions**:

- Dans le cadre du binôme avec l'assistant(e) administratif polyvalent, l'assistant(e) de direction assure les missions par intérim.

**Profil recherché**:

**Formation**:
Formation souhaitée en secrétariat, assistanat de direction

**Compétences et qualités**:
**Savoir faire**:

- Autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques

**Savoir être**:

- Esprit d'équipe
- Disponibilité
- Discrétion
- Qualités relationnelles
- Organisé

**Connaissances**:

- Maîtriser les logiciels de bureautique
- Connaître les logiciels airs courrier et airs délib
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles
- Avoir la capaicité de gérer les courriers de toute la direction (réception, distribution, projet de réponse), suivi de l'agenda de la directrice, gestion des appels téléphoniques
- Rédaction des comptes rendus de service et interservice

**Caractéristiques du poste**:
**Expérience demandée **:0 - 2 ans

**Lieu de travail **:Hôtel de Ville - CCAS Vénissieux

**Cycles de travail **:35h, 37h ou 37h50

**Rému