Agent D'accueil Et D'accompagnement - Villeparisis, France - Maison des Droits de Villeparisis

Description

Sous la responsabilité de la Responsable, vous aurez en charge d'accueillir, d'écouter, de conseiller, de renseigner, d'orienter, d'échanger et d'accompagner le public de la structure

**ACTIVITES PRINCIPALES**
- **Gérer l'ouverture et la fermeture du site**_
- Gérer l'ouverture et la fermeture du site
- Accueillir, écouter, conseiller, renseigner, orienter, échanger et accompagner tout public (en présentiel ou par téléphone)
- Contrôler l'accès du site et des parties privées
- Préparer les fiches d'indicateurs et les renseigner pour chaque usager
- Faciliter l'accès pour les partenaires tout en étant en mesure de répondre à leur besoin logistique,
- Gérer les postes de travail (numérique) mis à la disposition du public et en faciliter l'accès,
- Gérer la prise des rendez-vous des permanences rattachées à l'espace (ex : AVIMEJ, adil77 )
- **Traiter la demande de l'usager (administratif et social)**_
- Prendre en compte la demande de l'usager et la traiter
- Accompagner l'usager dans toutes les démarches administratives et/ou sociales (courriers, recours administratifs ou autres, en ligne, constitution de dossier )
- Renseigner l'usager par rapport à des questions d'ordre administratif et/ou social
- Réorienter l'usager vers les services partenaires compétents
- Respecter la confidentialité des demandes et données des usagers
- Appeler les services compétents pour répondre à toute demande
- Tenir les fiches de suivis pour les demandes non finalisées
- **Assurer le fonctionnement général de la structure**_
- Gérer les mails de la Maison des Droits
- Assurer la communication externe
- Effectuer la saisie des indicateurs et réaliser le suivi statistique de fréquentation sur Excel.
- Elaborer un bilan annuel
- Travailler en collaboration avec la responsable, les agents et/ou les bénévoles sur toutes les actions, évènements à mettre en place
- Travailler en collaboration avec la responsable et les agents sur la création, la mise en place et la gestion de tout support ou document pour les activités de la structure
- Préparer et organiser les rendez-vous avec les partenaires sur les différentes permanences
- Se former et s'informer auprès des partenaires institutionnels, professionnels et sociaux et CNFPT
- **Participer à l'animation et travailler en transversalité avec les autres services de la Ville**_
- Repérer et inscrire les personnes sur les divers ateliers
- Collecter des informations auprès des différents opérateurs
- Organiser et participer à l'animation des actions en partenariat avec des acteurs locaux et/ou les usagers
- Associer les services de la ville et partenaires concernés
- Rédiger une fiche projet pour chaque action nouvelle
- Effectuer la saisie des indicateurs sur excel pour chaque atelier ou action. Réalisé un bilan de l'action.

**POSITIONNEMENT AU SEIN DU SERVICE**
- Travaille sous la responsabilité de la responsable

**RELATIONS FONCTIONNELLES**
- Ensemble des agents et des encadrants
- Elus
- Partenaires, Services de la Ville
- Les bénévoles/ usagers

**COMPETENCES REQUISES**
- **Savoirs**:_
- Connaissances en bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook, internet)
- Connaissances des e-services administratifs
- Connaissances générales, administratives et sociales
- Techniques de communication
- Techniques de rédaction et bonne orthographe
- **Savoir-faire**:_
- Accueillir, écouter, échanger, conseiller, renseigner, informer, et orienter
- Accompagner le public dans toute démarches administratives et/ou sociales papier ou en ligne
- Rédiger et instruire un dossier,
- Saisir données, tableaux et graphiques sur excel,
- Organiser et planifier une activité
- Rechercher une information, un renseignement pour traiter une demande
- Anticiper et prioriser les actions en fonction des orientations de la direction et des échéances
- **Savoir-être**:_
- Capacité à s'adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction du type d'interlocuteur
- Capacité à garder le contrôle de soi et à réagir rapidement et efficacement dans des situations irritantes, imprévues ou stressantes
- Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles, être proactif
- Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tache quels que soient les imprévus ou les obstacles rencontrés
- Capacité à transmettre clairement des informations, échanger, écouter activement, recevoir des informations et faire preuve d'ouverture d'esprit
- Capacité à être autonome, efficace dans l'organisation de sa propre activité et savoir rendre compte
- Capacité à appliquer les décisions, à planifier, à anticiper et à hiérarchiser les actions en fonction de leur urgence/importance
- Capacité à s'intégrer et travailler en collaboration avec l'équipe et d'y apporter une contribution efficace

**PROFIL**:

- Niveau Bac minimum ou