Gestionnaire Administratif-ive Et Financier-ière - Orsay, France - Université Paris-Saclay

Université Paris-Saclay

Entreprise vérifiée

Orsay, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

**Mission du service / positionnement hiérarchique**: Formation de musiciens intervenants en milieu scolaire (diplôme délivré : DUMI - Diplôme d'Université de Musicien Intervenant) - Département de la faculté des sciences.

**Missions principales de l'agent**:
**Gestion administrative**:

- Courriel : gestion et diffusion du courrier électronique, création de listes de diffusion et publipostage
- Saisie et gestion de l'emploi du temps (permutations, annulations ou reports de cours, etc ), reprographie des documents et supports d'enseignement
- Classement et archivage des documents liés à sa mission
- Appui ponctuel de l'équipe administrative (tests entrée, JPO)
- Divers : participation aux réunions de rentrée (étudiants et enseignants), au conseil d'orientation et comités de gestion et aux divers événements CFMI
- Transmission à la direction de tout problème ou événement si nécessaire

**Gestion financière**:

- Demandes de subventions (conventions quinquennale DRAC Île-de-France, taxe d'apprentissage, etc )
- Suivi des Budgets prévisionnels et bilans financiers
- HCC formateurs, tuteurs et jurys (dossiers, contrats, fiches d'états de service )
- Gestion des ressources affectées (Installations, ventilations, réajustements )
- Contrats et situation administrative du personnel du CFMI
- Demandes de devis et saisie de bon de commande de fournitures et équipements (dont logistique du CFMI : maintenance, contrats, assurances, locations, travaux ) et prestataires extérieurs.
- Travail en collaboration avec les interlocuteurs des services financiers de l'université Paris-Saclay (division des formations, services centraux et DAF)
- Préparation des ordres de mission pour les formateurs et les étudiants en lien avec la secrétaire de direction
- Participation aux réunions, rédaction de tous courriers/courriels et documents nécessaires au fonctionnement administratif et financier de la structure.

**Connaissance, savoir**:

- Culture des domaines de la gestion administrative et financière
- Organisation et fonctionnement de l'Université Paris-Saclay et du CFMI Île-de-France
- Cadres légaux (notamment : vacataires, CDD et titulaires de l'Université Paris-Saclay, achats d'équipements, missions et déplacements ) et déontologiques

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**Savoir-faire**:

- Monter, mettre en œuvre et suivre un budget annuel
- Utiliser les outils et logiciels de gestion administrative (E-campus) et les logiciels de bureautique
- Utiliser les outils et logiciels dédiés à la gestion financière (SIFAC )
- Interagir avec les différents services de l'Université Paris-Saclay
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
- Travailler en équipe, mobiliser et animer, expliciter les besoins et les hiérarchiser, savoir planifier et respecter des délais, gérer les situations d'urgence

**Savoir-être**:

- Avoir le sens de la communication écrite