Assistant de Direction Secretariat General - Talence, France - CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BORDEAUX

CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BORDEAUX

Entreprise vérifiée

Talence, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Le poste**:
Le poste est positionné auprès du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du Groupement hospitalier de territoire et des relations internationales du CHU de Bordeaux. Le professionnel est intégré au sein d'une équipe de 8 personnes et participe aux réunions de l'équipe. Il contribue à des activités diverses (affaires générales, stratégie, coopérations, relations internationales, transformation écologique ) en lien avec la stratégie du CHU. De nombreux dossiers sont traités en lien avec la direction générale, de multiples acteurs du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.
- **Secrétariat**:

- Gérer les agendas du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du GHT et des relations internationales ;
- Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique ) ;
- Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Filtrer, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;
- Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;
- Accueillir et renseigner les professionnels et tous publics se présentant au secrétariat du pôle ;
- Assurer la gestion des dossiers partagés sur le serveur du pôle ;
- Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;
- Alerter les directeurs du pôle sur le respect des échéances ou sur la cohérence des réunions ;
- Gérer les stocks de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commande).
- **Missions spécifiques**:

- Mettre à jour le site SharePoint mallette de garde (création et mise en ligne de documents) ;
- Préparer le dossier hebdomadaire pour la garde des directeurs ;
- Autres dossiers en fonction de l'actualité du secrétariat général.

La continuité du poste est organisée avec une professionnelle adjointe administrative au sein du secrétariat général. Ils se remplacent lors des absences.

**Profil recherché**:
**APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)**
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques /Technologie d'information et de Communication (TIC)

**CONNAISSANCES attendues**
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivistique
- Communication / relations interpersonnelles
- Droit hospitalier
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Secrétariat