Chargé.e d'accueil et assistance - Saint-Martin-d'Hères, France - CLER
Description
Missions
• Accueil téléphonique pour les lignes ALEC et AGEDEN
- Orienter les personnes vers les bons interlocuteurs en interne ou les rediriger vers d'autres organismes répondant mieux à leurs besoins/demandes
- Prendre les messages, envoyer des confirmations, transférer les appels
- Renseigner des tableaux et outils informatiques de données usagers
• Accueil téléphonique et conseil service EIE aux usager·e·s (environ 90% des demandes)
- Identification de la demande et création de fiche de contact
- Création de rappels téléphoniques
- Renseignements premier niveau sur les dispositifs d'aides financières avec envoi de mail modèles, renseignements sur étapes de l'instruction de certaines demandes
- Redirection des usager·e·s vers les services adéquats
- Orientation des demandes en interne en fonction d'un cahier des charges précis (maison individuelle, copropriétés, collectivités...) et des territoires de l'Isère (plateformes de rénovation énergétique)
- Prise de rendez-vous pour les permanences des conseillers énergie
- Inscription à des animations (soirées, visites de site, ateliers...)
• Accueillir les visiteurs du bâtiment ESP'ACE
- Accueil physique des usager·e·s (rendez-vous, passage spontané)
- Accueil physique de partenaires qui viennent participer à une réunion
- Accueil des et de la poste pour la gestion du courrier
• Assistance aux équipes (à confirmer)
- Appui aux équipes dans l'organisation de leurs événements professionnels
- Appui à la vie associative et à l'organisation des instances des structures
Profil recherché
COMPÉTENCES SOUHAITÉES (CODE ROME 1601)
• Assurer un accueil téléphonique
• Gérer un standard à lignes multiples, avec qualification des demandes
• Étudier et qualifier une demande client
• Renseigner un interlocuteur et orienter les personnes selon leur demande
• Conseiller un interlocuteur dans des démarches administratives
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes
• Actualiser les informations mises à la disposition d'un public
• Tenir une base de données client
• Saisir des documents numériques
• Maitriser les outils de bureautique (Word, Excel, Internet)
• Mettre en forme des documents avant impression
• Réaliser des travaux de reprographie
SAVOIRS REQUIS
• Modalités d'accueil téléphonique : élocution, écoute des interlocuteurs, patience
• Utilisation d'outils collaboratifs et d'outils bureautique et numériques : planning partagé, visio conférence, réseau social d'entreprise, logiciels partagés
• Bonne maîtrise de l'orthographe
• Méthodes de classement et d'archivage
• Techniques de communication et techniques de numérisation
• Points qui constitueraient des atouts supplémentaires pour le candidat·e :
o Connaissance du milieu associatif et des collectivités locales
o Sensibilité à la transition écologique
SAVOIR-ÊTRE ET QUALITÉS APPRECIÉS
• Organisation et rigueur
• Gestion des priorités
• Qualités relationnelles : écoute, courtoisie,
• Goût du service et de l'entraide
• Capacité à travailler en équipe
• Rapidité, polyvalence, et capacités d'adaptation
N°8GE - CDD - chargé·e d'accueil et d'assistance – Avril 20245
• Dynamisme, autonomie et anticipation des besoins
DIPLÔMES / EXPÉRIENCES :
• Diplôme baccalauréat général ou diplôme tertiaire souhaité (BEP ou CAP secrétariat, accueil par exemple)
• Expérience professionnelle sur poste comparable souhaitée : Conseiller·e clientèle / conseiller·e service aux usagers / standardiste qualifié·e
Conditions
Le GEIEC, l'AGEDEN et la SPL ALEC sont attentifs à l'équilibre vie privée-vie professionnelle.
Il est proposé :
• Type de contrat : CDD de 8 mois, dans le cadre d'un accroissement d'activité
• Temps de travail : Mi-temps à 50% dans le cadre d'un forfait annuel en heures avec récupération des heures au réel
• 4 jours employeurs offerts
• Fourchette de rémunération : de 1 800 € à 2 000 € bruts mensuels base temps plein
• Une mutuelle et une prévoyance avantageuses, prises en charge à 100% par l'employeur
• Des tickets restaurant et un plan de déplacement entreprise avantageux
• De la souplesse et des conditions matérielles pour télétravailler
• Un cadre de travail agréable et convivial à St Martin d'Hères en Isère
• Une mission en milieu associatif au sein d'une équipe engagée, dynamique et volontaire