Secrétaire Administratif - Paris e, France - Université Paris-Panthéon-Assas

Université Paris-Panthéon-Assas

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Catégorie **:C

**Nature de l'emploi**: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

**Statut du poste** : Vacant

**AFFECTATION**

**Service** : IPAG (Institut de Préparation à l'Administration Générale)

**Localisation**: 122 rue Vaugirard 75006 Paris

L'Institut de Préparation à l'Administration Générale - IPAG recrute un secrétaire administratif pour son centre d'études, de documentation et des conférences annuelles (CEDOCA) H/F.

**VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

L'Institut de préparation à l'administration générale (**IPAG**) de Paris développe son activité autour de trois axes:
2- Son centre de recherche, Le Centre d'études, de documentation et de conférences annuelles (CEDOCA), organise, tout au long de l'année universitaire, des conférences d'actualité ou de culture générale, des colloques, des journées ou des séminaires d'études sur des sujets relatifs à l'administration publique, en général, ou sur toute question de droit, d'économie ou de sciences sociales, en rapport avec les programmes des concours de catégorie A de la fonction publique.

3- L'Institut de préparation à l'administration générale (**IPAG**) de Paris propose également une licence en droit - mention administration publique (**LAP**), ouverte, sur sélection, aux étudiants ayant validé deux années d'études supérieures et provenant, à titre principal, de bons cursus en lettres et sciences humaines des CPGE et universités parisiennes pour qu'ils poursuivent leurs études en droit public ou en science politique au sein de l'université.

**MISSIONS**

Sous la responsabilité du secrétaire général de l'IPAG, vous assurez l'administration du Centre d'études, de documentation et des conférences annuelles (CEDOCA), la gestion du bureau de la communication, de l'internet et des statistiques (CIS) ; vous organisez les conférences du mardi et les oraux blancs d'admissions et en assurez le suivi. Vous participez également aux taches annexes du secrétariat de l'IPAG.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**

**1° Administration du Centre d'études, de documentation et des conférences annuelles (CEDOCA)**:
1. Accueillir les lecteurs, gérer les prêts et les restitutions des ouvrages, et relancer les emprunteurs en cas de non-restitution ;
2. Classer les ouvrages du CEDOCA, gérer les abonnements périodiques, maintenir les catalogues à jour, et mettre à jour le fonds documentaire ;
3. Préparer les bons de commande pour les abonnements périodiques et les ouvrages, et enregistrer les commandes dans la base de données de la bibliothèque universitaire ;
4. Collecter et archiver les annales des concours ;
5. Assurer la mise en place et le bon fonctionnement du système d'information KOHA au sein du CEDOCA en tant que responsable fonctionnel.

**2° Gestion du bureau de la communication, de l'internet et des statistiques (CIS)**:
1. Élaborer et envoyer la lettre du CEDOCA ;
3. Assurer la communication des conférences via différents supports : planification sur Google Agenda, affichage dans les locaux de l'université et diffusion sur les sites internet pertinents ;
4. Réaliser et publier des statistiques sur les effectifs, les résultats d'examens et de concours préparés à l'IPAG, ainsi que pour les enquêtes annuelles des IPAG-CPAG et sur la fréquentation du CEDOCA ;
6. Gérer la communication digitale de l'IPAG.

**3° Organisation et suivi des conférences du mardi et des oraux blancs d'admissions**:
1. Planifier et communiquer les conférences, les oraux blancs d'admissions et les événements connexes ;
2. Gérer les dossiers de recrutement des conférenciers et suivre le paiement de leurs prestations.

**4° Tâches annexes du secrétariat de l'IPAG**:
3. Assurer un soutien administratif et logistique au secrétariat de l'IPAG
- Secrétaire du CEDOCA, vous participerez à d'autres missions en fonction des besoins du service et des évolutions de l'IPAG._

**EXPRIMEZ VOTRE POTENTIEL**
- Maitrise des outils informatiques (internet, outlook, word, excel, publisher, google agenda)
- Utilisation du plan de classement des bibliothèques
- Recherches diverses sur internet (concours, annales)
- Envoi de mails en différé sur outlook
- Publipostage et mailing via word
- Réalisation de tableaux et graphiques sur excel
- Elaboration de la lettre du cedoca sur publisher
- Planification des conférences via le google agenda ou le logiciel CELCAT (formation prévue)
- Utilisation d'outils de gestion des enseignements et des étudiants (formation prévue)
- Organisée, réactive, à l'écoute des besoins des utilisateurs du CEDOCA.
- Connaissances en droit (souhaitées)

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 13/11/2023