Assistant Administratif - Villeurbanne, France - Fabrique de l'innovation - Université de Lyon

Description

**Nous concernant**

La Fabrique de l'innovation est un service de la ComUE Université de Lyon est une Communauté d'universités et établissements qui rassemble 11 membres et 24 associés, et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint-Étienne.

La Fabrique de l'Innovation a pour mission de contribuer à une meilleure insertion professionnelle des étudiants, ainsi qu'à la valorisation des compétences et talents des enseignants-chercheurs et des étudiants. Elle participe activement à l'attractivité et au développement du territoire, en améliorant les interactions entre les milieux académiques et économiques.

**Missions**:
La personne recrutée aura plusieurs typologies de missions:

- Gestion administrative en lien avec les usagers et les services administratifs de l'UdL : gestion des aspects financiers (devis, bon de commandes, factures, suivi budget dépenses/recettes, etc ), juridiques (conventions ) et organisationnels.
- Gestion et maintien en état des locaux : lien avec les services logistiques et sécurité de l'Université Lyon 1 pour la maintenance du bâtiment, relation avec les prestataires, commandes de matériel et fournitures, préparation des salles, etc.
- Soutien logistique et organisationnel pour les évènements : mobilisation des prestations utiles, suivi des achats et règlements, réservation de salle, accueil des usagers, etc.
- Appui à l'arrivée du bâtiment I-Factory : En lien avec la cheffe de projet adjointe et les services supports de l'UDL, assitant.e et financier.e sera amené.e à:

- Configurer les différents outils et procédures de gestion du futur bâtiment (réservation de salles, location d'espaces, utilisation quotidienne des locaux etc.)
- Gérer ponctuellement les différents aspects financiers, opérationnels et juridiques liés à l'arrivée de ce nouveau bâtiment.

Lors de creux d'activités, l'assistant.e pourra être sollicité-e sur d'autres projets : participation aux actions de promotion des espaces (couplé à l'offre de service) auprès des acteurs de l'innovation du territoire.

**Savoirs**:

- Une connaissance du milieu Universitaire, notamment sur le plan administratif (financier, juridique, organisationnel ), serait un plus
- Bonne connaissance Suite Office et autres logiciels utiles à la gestion

**Savoir-faire**:

- Suivi budgétaire et administratif
- Gestion opérationnelle d'un lieu
- Gestion de prestataires et d'usagers divers (public et privé),
- Organisation d'événements (partie logistique, administrative et relationnelle) est un plus

**Savoir être**:

- Rigueur et sens de l'organisation
- Aisance relationnelle / sens de l'accueil
- Adaptation du discours et de la posture selon la cible (public ou privé)
- Sens de l'initiative
- Autonomie
- Adaptabilité, curiosité à être sur plusieurs tâches
- Dynamisme
- Réactivité
- Goût du travail en équipe et des interactions, sociabilité

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 2 100,00€ à 2 330,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail