Assistant Administratif - Lyon, France - Adecco

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Entreprise vérifiée
Lyon, France

il y a 1 semaine

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Votre mission**:
Vos missions:
**Assistanat-Secrétariat**
- Assurer le secrétariat du Responsable Supply Chain/Bex et des autres managers de la Division : notes, courrier internes/externes, compte-rendus et liste d'actions des réunions de managers de la Division, graphiques, duplication, reliure, distribution courrier, etc.
- Création et suivi des tableaux de bord et indicateurs de la division (maintien des fichiers, impression, affichage, diffusion) et panneaux d'affichage. Relais dans le service des communications du site.
- Préparation et gestion des réunions de service
- Support à l'organisation des voyages dans la division et gestion de notes de frais des voyageurs de la Division (dans le système NOTILUS)

**Conformité aux exigences GMP**
- Classement de documents, procédures et archivage.
- Gérer la documentation maitrisée:

- Participation à l'élaboration et à la modification des procédures dans le système de gestion électronique de la documentation. Mise en forme et suivi de la gestion des procédures
- Gestion des modules de qualification attribués/à attribuer aux collaborateurs de la Division (rôle de Coordinateur ISOtrain)
- Création, affectation et mise à jour des modules.
- Optimisation des modules pour concilier performance et conformité
- Suivre/justifier le cas échéant les retards de prise de connaissance de documents/supports e-learning

**CAPA**
- Coordination du suivi des CAPA pour la division : relances pour faire documenter les tâches faites, alertes des managers, escalades des sujets à risque et/ou retards au resp. de Division

**Impression des OP**
- En concordance avec planning de production : impression et mise à disposition des documents maitres de fabrication et instructions de fabrications pour le compte des Unités de Production (sous SAP)

**Gestion commandes et budget**
- Traiter les demandes d'achat générales pour la Division, ainsi que leur réception, suivi des factures, des contrats, mise à jour des dossiers, assurer le lien avec le service comptabilité dans le cadre du suivi des commandes/facturations.
- Optimisation des achats de consommables de bureau
- Suivi budgétaire pour le compte du responsable de Division
- Backup pour création des commandes clients

**Gestion des données de base SAP**
Backup / Support au personnel de la division pour création des données de base (articles, recettes, fournisseurs) sous SAP

**Qualifications requises pour ce poste**:

- Expérience sur SAP indispensable (ou autre ERP similaire), Pack Office ('Excel)
- Rigueur, organisation, réactivité

**Votre profil**:
Vos missions:
**Assistanat-Secrétariat**
- Assurer le secrétariat du Responsable Supply Chain/Bex et des autres managers de la Division : notes, courrier internes/externes, compte-rendus et liste d'actions des réunions de managers de la Division, graphiques, duplication, reliure, distribution courrier, etc.
- Création et suivi des tableaux de bord et indicateurs de la division (maintien des fichiers, impression, affichage, diffusion) et panneaux d'affichage. Relais dans le service des communications du site.
- Préparation et gestion des réunions de service
- Support à l'organisation des voyages dans la division et gestion de notes de frais des voyageurs de la Division (dans le système NOTILUS)

**Conformité aux exigences GMP**
- Classement de documents, procédures et archivage.
- Gérer la documentation maitrisée:

- Participation à l'élaboration et à la modification des procédures dans le système de gestion électronique de la documentation. Mise en forme et suivi de la gestion des procédures
- Gestion des modules de qualification attribués/à attribuer aux collaborateurs de la Division (rôle de Coordinateur ISOtrain)
- Création, affectation et mise à jour des modules.
- Optimisation des modules pour concilier performance et conformité
- Suivre/justifier le cas échéant les retards de prise de connaissance de documents/supports e-learning

**CAPA**
- Coordination du suivi des CAPA pour la division : relances pour faire documenter les tâches faites, alertes des managers, escalades des sujets à risque et/ou retards au resp. de Division

**Impression des OP**
- En concordance avec planning de production : impression et mise à disposition des documents maitres de fabrication et instructions de fabrications pour le compte des Unités de Production (sous SAP)

**Gestion commandes et budget**
- Traiter les demandes d'achat générales pour la Division, ainsi que leur réception, suivi des factures, des contrats, mise à jour des dossiers, assurer le lien avec le service comptabilité dans le cadre du suivi des commandes/facturations.
- Optimisation des achats de consommables de bureau
- Suivi budgétaire pour le compte du responsable de Division
- Backup pour création des commandes clients

**Gestion des données de base SAP**
Backup / Support au personnel de la division pour création des données
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