Assistant de Direction - Paris, France - Cochin – Port-Royal

Cochin – Port-Royal

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

MISSIONS GENERALES

Gestion du secrétariat de direction

MISSIONS PERMANENTES
- Réception et traitement des appels téléphoniques, orientation des interlocuteurs, filtrage
- Gestion de l'agenda
- Accueil, renseignement, orientation et accompagnement de personnes (patients, agents, usagers, livreurs)
- Organisation et planification de réunions de travail (appel des différents interlocuteurs, envoi de mail, réservation de salle)
- Gestion informatisée des salles de réunions Blaise Pascal et Triboulet
- Préparation des salles de réunions
- Frappe de rapports, compte-rendu, notes, courriers divers
- Préparation des dossiers de Commissions et de réunions de travail
- Mise en forme de diaporama et de divers supports de présentation pour les conférences et instances internes
- Organisation et gestion du classement

Suivi des dossiers
- Traitement et suivi des sujets de vie quotidienne du site
- Communication essentiellement par messagerie électronique (avis de réunion, envoi de documents et diffusions générales)
- Saisie dans SAP des commandes et fournitures de bureau, de denrées alimentaires et d'entretien, réception et rangement
- Saisie dans SAP des demandes d'intervention pour réparation de photocopieur, fax ou autre
- Gestion et traitement du courrier arrivée/départ, et distribution aux directions concernées par mail

MISSIONS PARTICULIÈRES
- Coordination du planning des gardes administratives
- Consolidation des plannings de congés des membres de l'équipe de direction
- Suivi administratif des concessions de logements pour utilité ou pour nécessité absolue de service dans le domaine public dans le cadre de la commission logements du GHU : interface avec le Siège de l'AP-HP, les occupants et les services techniques et financiers
- Remplacement des assistantes de la Direction des Affaires Médicales (DAM) et de la Direction des Achats, Services Économiques et Logistiques (DACSEL) en leur absence
- Organisation de manifestations diverses en liaison avec la direction de la communication et la direction des services économiques et logistiques
- Organisation de visites officielles, visites de services, audits

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR-FAIRE
- Capacité de synthèse et d'analyse
- Excellente connaissance du milieu hospitalier
- Bonne culture générale
- Capacité rédactionnelle
- Aptitude à la résolution des problèmes
- Capacité de travail
- Rigueur et méthode

SAVOIR-ÊTRE
- Sens politique et social
- Sens relationnel
- Sens du service public
- Capacité d'initiative et d'anticipation
- Pondération et maîtrise de soi
- Grande discrétion professionnelle - loyauté
- Disponibilité
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe

Cochin - Port-Royal
L'hôpital Cochin - Port-Royal, AP-HP (situé dans le 14ème arrondissement de Paris) est composé de 3 sites situés au cœur de Paris : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il prend en charge un large panel de pathologies de l'adulte, de la femme enceinte et du nouveau-né. Il propose une prise en charge innovante, à la pointe de la recherche et de la technologie et a su développer des nouvelles alternatives thérapeutiques chirurgicales, médicamenteuses et radiologiques. L'hôpital Cochin - Port-Royal dispose de services de référence tant au plan national qu'international structurés autour de la cancérologie, périnatalogie, maladies de système-maladies auto-immunes-diabète, ophtalmologie, thorax, ostéo-articulaire et de deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie.
Paris
Bac
Aucune expérience
CDD / Remplacement
Assistant administratif