de La Direction Des Opérations - Paris e, France - FORTICHE

Description

L'assistant(e) de la direction des opérations aura pour mission principale de seconder la directrice des opérations dans ses dossiers et de gérer le bon fonctionnement du studio au quotidien.

**MISSIONS PRINCIPALES**

**Gestion administrative**
- Mise à jour des outils de suivi, planification, reporting et bases de données sur les différents sujets du département (ex : Plan de charge du studio, contacts, etc.)

**Gestion de la logistique et travaux de maintenance**
- Sourcing et gestions des achats du départements
- Suivi des stocks de fournitures catering
- Gestion des prestataires : Suivi des prestataires du studio et intermédiaire des demandes avec les départements
- Prise de rendez-vous des maintenances annuelles obligatoires
- Aide ponctuelle aux besoins régies du studio

**Gestion de projets relatifs au studio**
- Aménagements et embellissement
- Mise en place de process (exemple : politique de prêt de matériel, confort au travail, plateforme pour signature de NDA, etc.)
- Suivi et mise en place de devis et planification travaux en lien avec nos différents prestataires jusqu'à réception de la facture
- Organisation formations Incendie et Premiers secours (recherche des participants, création planning, communication )

**Coordination devis et paiement**
- Intermédiaire entre les prestataires et notre partenaire pour les signatures devis
- Suivi des devis et des factures dans les délais impartis
- Mise à jour de l'outil de collaboration pour les différentes demandes et suivis des paiements avec la comptabilité et le service achats de notre partenaire

**Communication interne**
- Communication ponctuelle auprès du studio via les canaux internes

**Gestion des achats**
- Gestion et suivi des achats jusqu'à réception pour le studio Paris
- Création des comptes des fournisseurs et suivi des transactions
- Suivi des facturations et notes de frais du département

**COMPÉTENCES REQUISES**

**Savoirs**
- Diplôme niveau bac +2 minimum en gestion administrative
- 1 à 2 ans d'expérience minimum à un poste similaire requis

**Savoir-faire**
- Maîtrise de Google Suite et Pack Office
- Aisance en anglais (oral et écrit)

**Savoir-être**
- Bon relationnel
- Sens de l'organisation, de l'anticipation et du détail
- Proactivité et rigueur
- Goût pour le travail en équipe
- Goût pour l'animation et le cinéma en général

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 4 mois

Salaire : Jusqu'à 2 600,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : In person

Date de début prévue : 13/09/2023