Assistant de Direction - Rouen, France - Région Normandie

Région Normandie

Entreprise vérifiée

Rouen, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La DGA Formation Jeunesse Culture et Sports est chargée de la déclinaison des orientations politiques de la Majorité régionale en stratégies et missions opérationnelles dans le domaine de la formation initiale et continue, de l'information sur les métiers et l'orientation, de la jeunesse, de la culture et des sports. Pour ce faire, elle mobilise et pilote les Directions et organismes satellites (établissements publics, associations et GIP) placés sous sa responsabilité hiérarchique et fonctionnelle

**Missions**:
**Missions principales du poste**:

- Assurer le suivi des demandes de notes du Cabinet pour les rendez-vous et les déplacements du Président sur le territoire.
- Assurer le suivi des courriers signalés.
- Assister les 2 Adjoints DGA afin de préparer et optimiser la gestion de leurs activités,
- Travailler en transversalité avec l'assistante de la DGA pour garantir la préparation, le suivi de dossiers et remplacement lors des congés ou absences.
- Assurer la continuité des missions du secrétariat lors des absences.

**Activités principales du postes**:

- Gestion des agendas, organisation de réunions et des déplacements,
- Préparation de dossiers, mise en forme de courriers et notes,
- Suivi du processus de validation hiérarchique et politique,
- Organisation de séminaires et d'accueil des nouveaux collaborateurs,
- Accueillir, informer, orienter les interlocuteurs,
- Assurer la validation des projets de délibérations en commissions permanente et assemblée plénière,
- Accueil des stagiaires rattachés à la DGA (réservation des moyens de travail en lien avec les Directions Ressources : bureau, ordinateur et compte informatique, badge d'accès, etc.),
- Mise en forme des documents RH : organigrammes, chiffres clés des directions et de la DGA,
- Assistance à la préparation budgétaire (commission administrative, budget supplémentaire, décision modifiable, budget primitif) en lien avec l'Adjoint DGA,
- Appuyer ponctuellement les chargés de mission de la DGA,
- Appuyer ponctuellement les Direction Générale Adjoint ou le Direction Générale des Services lors de leurs venues à Rouen (accueil des rendez-vous extérieurs, gestion réservation de la salle DGS à Rouen, préparation de dossier),
- Veiller à la gestion des stocks de fournitures, papier.

**Profil**:
**Connaissances attendues**:

- Connaissance du fonctionnement de la collectivité, des circuits administratifs et décisionnaires,
- Connaissance des partenaires,
- Connaissance des enjeux budgétaires et processus délibératifs de la collectivité,

**Compétences techniques attendues**:

- Maîtrise des outils inhérents au secrétariat de direction,
- Capacité à identifier et gérer les priorités,
- Savoir collecter et synthétiser des informations,
- Maîtrise de logiciel (Oscar, Air delib, viking, suite bureautique),
- Capacité à travailler en transversalité,

**Compétences relationnelles attendues**:

- Rigueur et réactivité,
- Autonomie et capacité d'organisation,
- Discrétion et sens de la confidentialité.

**Conditions générales**:
**CDD 7 mois**

Interlocuteurs internes à la collectivité : Cabinet - DGS, Directions de la DGA, autres DGA et directions, les Vice-Présidents.
Interlocuteurs externes : collectivités, associations, ligues, organismes de formation, lycées, CFA, écoles de production.

**Opportunités**:

- Télétravail possible - Action sociale - Plan de prévention santé au travail - TEOR - Restaurant administratif - Gare SNCF à proximité - Conciergerie.

**Poste basé à Rouen**

**Conditions de recrutement** : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire + tickets restaurant

**Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement**

Filière : Administrative

Réf. : DGA FJCS/AD/00268

Catégorie : B

Fin de publication : 30/05/2024

Direction : DGA Formation, Jeunesse, Culture et Sports

Service : DGA Formation, Jeunesse, Culture et Sports

Résidence administrative : Rouen

Grade : Rédacteur