Assistant Administratif en Charge Du Courrier - Metz, France - Ville de Metz

Ville de Metz

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description du poste**

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur
- Adjoint administratif
- Adjoint administratif principal de 2ème classe
- Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie du poste : B
- C

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : Temps complet

A compter du : 01/04/2023

**Mode de recrutement**: Statutaire ou à défaut contractuel

**MISSIONS**

Intégré à la Direction Déléguée Proximité, le Pôle Relations Usagers est organisé en 3 cellules : Allo Mairie, doléances/logement et courrier. Cette dernière coordonne l'activité liée au traitement du courrier : l'ouverture, l'enregistrement, la numérisation des courriers entrants, l'organisation des navettes de courriers entre les différents services municipaux et administrations partenaires ainsi que l'affranchissement du courrier sortant.

Au sein du Pôle Relations Usagers, vous rejoignez une équipe de 5 collaborateurs, dédiée au traitement des courriers.

Sous l'autorité de la Cheffe de service Bureau du Courrier, vous réceptionnez l'ensemble des courriers dont la Ville de Metz est destinataire et en réalisez le tri, la distribution et l'expédition. Vous initiez et coordonnez le processus de dématérialisation pour que les documents soient intégrés dans Airscourrier, le logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité.

Interlocuteur privilégié pour les questions relevant du courrier, vous assurez des missions de conseils auprès des services, notamment lorsqu'il s'agit de l'utilisation d'Airscourrier.

**Activités principales**

**Traitement du courrier**
- Recevoir, trier et distribuer le courrier de manière efficiente
- Vérifier l'exactitude des adresses et la conformité des documents
- Analyser et répartir le courrier par typologie
- Assurer une liaison fluide avec différents services pour la collecte et la distribution du courrier

**Affranchissement et expédition**
- Préparer les pochettes "courrier" qui seront acheminés vers les services, sur les différents sites de la ville
- Affranchir le courrier sortant conformément aux régulations postales
- Réaliser occasionnellement des tournées de dépôt de courriers

**Dématérialisation des flux documentaires**
- Numériser les documents et les intégrer dans le système électronique Airscourrier
- Réaliser un suivi rigoureux des courriers signalés
- Accompagner les utilisateurs internes dans la gestion dématérialisée des courriers et les sensibiliser à l'importance de la dématérialisation
- Rechercher des documents numériques dans Airscourrier à la demande des services

**Tenue des registres**
- Tenir des registres précis pour le suivi du courrier entrant et sortant
- Produire des rapports réguliers sur l'activité du service courrier

**Approvisionnement du service**
- Gérer le matériel et les stocks de consommables du service
- engager les commandes nécessaires
- Réaliser le suivi des contrats de location ou de prestations

**COMPÉTENCES REQUISES**
- Formation spécialisée en gestion documentaire ou équivalent et expérience souhaitée à un poste similaire
- La pratique d'une langue étrangère constitue un atout (anglais et/ou allemand)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des compétences communales et métropolitaines, ainsi que des usages et procédures administratives
- Connaissances des procédures postales et de distribution
- Connaissance des outils relatifs aux courriers (ouvre-lettre mécanisé, machine à affranchir,...) et de leurs conditions d'utilisation
- Parfaite maîtrise de l'outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG
- Parfaite maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Lecture rapide et efficace de documents
- Discrétion, confidentialité et diplomatie
- Organisation, rigueur et disponibilité
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
- Autonomie, polyvalence et adaptabilité face aux évolutions technologiques

**Conditions de travail**
- Poste à temps complet / 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi
- amplitude horaire de 06h45 à 16h30 (selon le planning de l'équipe)
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe par quinzaine ou 1/2 par semaine Poste non éligible au télétravail
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles
- Participation de la collectivité aux frais liés
- aux transports en commun
- à la couverture mutuelle et prévoyance Accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité : vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières,
- Déplacements ponctuels sur le territoire communal - permis B requis

Lieu de travail : Hôtel de Ville - 1 Place d'Armes 57000 METZ