Assistant(e) administratif(ve) - La Rochelle, France - ACTUAL LA ROCHELLE

Description

Acteur solide et historique du traitement de surface, Groupefamilial et indépendant depuis sa création en 1923. Présent dansl'ouest de la France à travers ses 5 sociétés, le Groupe accompagneses clients grâce à l'expérience et la réactivité de ses 220collaborateurs.

A propos du poste :

Acteur de référence sur le marché du travail avec ses solutionsinnovantes pour l'emploi et les compétences, Actual cherche àdévelopper et pérenniser son vivier de collaborateurs. Nous vous offrons une chance de mettre à profit voscompétences, en vous proposant des postes adaptés et unaccompagnement sur mesure.Si vous souhaitez vivre l'aventure avec nous sur le longterme, nous avons forcément des opportunités pour vous Notre agence Actual La Rochelle recrute, pour l'un de sesclients, acteur national et reconnu sur le marché de l'industrie enCharente et Charente-Maritime.1/ Gestion administrative client1/a - Comptes clients et encours- Effectue les ouvertures de compte clients :- Contrôle la conformité des documents d'ouverture de comptetransmis par le client,- Effectue l'enregistrement du compte client dans le logicielde gestion (ouverture de comptes clients et mise à jour).1/b - Bons de fabrication- En amont de la production, créé les bons de fabrications(production industrie, transport et artisans/particuliers), àpartir des bons clients qui lui sont remis,- Met à jour les bons de fabrication en contrôlant lesquantités de matériel entrant et sortant, crée les bons delivraison destinés aux clients et les transmet au servicetransport,- Transforme les devis en Bon de fabrication, lorsque celaest possible,- Enregistre les travaux de mise en conformité (ex : perçage,dézingage, etc...) sur les bons de fabrication à partir des fichesjournalières d'activité du service Outillage,- Enregistre les bons de sortie pour la gestion du matérielen stock ,- Contrôle que les réceptions soient enregistrées en gestioncommerciale (fiches réception Industrie, Transport etArtisans-Particuliers) et que ces enregistrements concordent avecles réceptions (poids, nombre de pièces, nom du client, typologiedes pièces),- Met en conformité les données de production (bon delivraison..) en fonction du correctif communiqué par le servicequalité.1/c - Factures, encaissement et recouvrement- Réalise la facturation client et les encaissements aucomptoir,- Enregistre les règlements clients,- Fait remplir les attestations simplifiées donnant droit autaux réduit de TVA,- Effectue la facturation mensuelle, bimensuelle et au fil del'eau en fonction des conditions particulières de vente avec lesclients (ex : ajout de la prestation de transport, une facture parbon de livraison, une facture par affaire etc...), et transmet lesfactures au client,- Fait valider la facturation mensuelle par la Directionavant envoi.2/ Accueil, standard- Assure l'accueil des personnes extérieures (clients,fournisseurs), les renseigne ou les oriente vers le serviceconcerné,- Assure la réception des appels téléphoniques du standard del'entreprise,- Effectue le dépouillement du courrier « arrivée » etl'affranchissement du courrier « départ »,- Accueille les transporteurs de colis et les livraisons desfournisseurs (acier, zinc, mattes, cendres, équipement deprotection individuelle, étiquettes métalliques, fers ronds), lesoriente vers la personne ayant passé commande.3/ Gestion administrative- Effectue le classement et l'archivage de ses dossiers,- Effectue les commandes de fournitures de bureau et gère lestock,- Rédige des courriers divers pour les clients oufournisseurs, à la demande de la Direction,- Centralise toutes les informations nécessaires à lafacturation (bon de livraison, bon de commande client, devis, bonde fabrication).

Profil recherché :

Vous avez idéalement une expérience de 5 ans sur ce type deposte dans un milieu industriel, vous êtes issu d'une formationtype BTS Assistant de Gestion PME/PMI.Aptitudes et qualités personnelles requises- Aisance d'utilisation de l'outil informatique (Pack Office,Messagerie, Internet)- Idéalement connaissance de la gestion commerciale (SAGE)- Aisance relationnelle- Avoir le sens de l'écoute et de la persuasion et savoirs'adapter à ses « publics »- Résistance à la pression et réactivité- Rigueur et organisation- Polyvalence et autonomie