Assistante Site - Alfortville, France - Indoors - - Rungis - Viry

Description

**Administration de l'activité du site**
- Accompagne les responsables hiérarchiques selon les besoins
- Assure l'interface entre le Responsable de site et les collaborateurs
- Accueille et renseigne les collaborateurs internes et les intervenants externes du site
- Effectue les opérations administratives du site (traitement des courriers et mails, organisation des réunions et évènements, organisation des déplacements )
- Effectue les commandes du site et en assure le suivi (contrôle des factures, régularisation des commandes et/ou factures, relance des fournisseurs )
- Renseigne les indicateurs des tableaux de reporting hebdomadaire et mensuel (fichier de suivi de productivité ) et relance les managers au besoin
- Transmet au responsable de site les données nécessaires à l'élaboration du budget de son périmètre (EPI, consommables)
- Veille à la disponibilité des EPI et consommables) et effectue les commandes d'approvisionnement
- Réalise l'affichage concernant la sécurité et les procès-verbaux (CSE, règlement intérieur, permanence des intervenants ) pour le site en assure la mise à jour

**Administration du personnel du site**
- Oriente et accompagne les collaborateurs sur leurs demandes liées aux thématiques RH (pointage, inscription aux activités de l'entreprise )
- Renseigne dans le système d'information RH, les éléments de gestion de temps et d'activité des collaborateurs (absences, visites médicales, programmation des ateliers, formation)
- Corrige les anomalies de pointage après arbitrage des responsables
- Pilote le suivi administratif de l'intégration des nouveaux salariés (création des nouveaux entrants dans le système d'information, création des badges)
- Crée la demande de personnel intérimaire dans le système d'information
- Contrôle la remise du matériel du site à la fin du contrat du collaborateur (EPI, badge )

**Selon la typologie du site**:
**Support à la gestion RH du site**
- Administre les dossiers du personnel de l'embauche à la sortie du collaborateur (rédaction du contrat, création du collaborateur dans le SIRH, suivi des périodes d'essai et de renouvellement, déclaration des AT et des dossiers longues maladies )
- Fournit les attestations demandées par les collaborateurs (attestation employeur, mutuelle )
- Traite les demandes de changement de situation : rédaction d'avenants, ou de courrier et enregistrement dans le SIRH
- Recrute le personnel intérimaire, assure leur intégration, suit l'exécution de la mission (veille au respect des éléments juridiques, transmission des éléments de paie ) et administre la prestation (enregistrement des heures, validation des factures )
- Met à jour mensuellement les indicateurs RH (effectif moyen ) et les tableaux de bord

**Profil recherché**
- Niveau BAC+2 avec minimum 3 ans d'expérience en gestion administrative
- Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat
- Posséder des connaissances en techniques de gestion administrative
- Posséder des connaissances en techniques de reporting
- Maîtriser des outils de bureautique (Pack Office) et des systèmes d'information
- Organisation, méthode et rigueur, qualités rédactionnelles
- Sens des priorités et du respect des échéances
- Ecoute, aisance relationnelle et sens du travail en équipe
- Adaptabilité, réactivité et capacité d'initiative

**Informations supplémentaires**

Expérience souhaitée:
**3-5 ans**
Véhiculé:
**Oui**

BAC+2
3-5 ans