Assistant(e) en gestion financière et comptable - Toulouse, France - SCIENCES PO TOULOUSE
Description
À propos de nous
Sciences Po Toulouse, établissement public d'enseignement supérieur membre de l'établissement public expérimental Université Toulouse Capitole, membre de la Conférence des Grandes Ecoles, appartenant au réseau des 7 IEP de région, offre chaque année à plus de 1700 étudiants et stagiaires en formation initiale et continue une formation de qualité en sciences sociales à travers un enseignement riche et pluridisciplinaire.
Mission
Le gestionnaire de scolarité assure la gestion des cursus des étudiant.e.s relevant de son périmètre, conformément à l'offre de formation et modalités en vigueur : Il travaille en collaboration étroite avec les gestionnaires des autres années et autres services. Il est amené à participer aux activités collectives du Pôle formation et vie étudiante.
Accueil (physique, téléphonique, mails) et diffusion de l'information aux usagers (mise en ligne sur le site, affichage, Mon dossier web), écoute et suivi quotidien des demandes des usagers
Préparation des listes en vue des inscriptions administratives, en lien avec la coordinatrice de scolarité, le Services ressources et la direction des études suite aux admissions sur Concours commun, doubles diplômes.
Le cas échéant traitement des procédures de choix de formation (interne, externe), de parcours ou diplômes, d'enseignements, d'activités...
Traitement des inscriptions pédagogiques, fiabilisation de ces listes en vue du suivi de scolarité, constitution des groupes d'étudiant.e.s pour traitement par les services concernés (Emplois du temps, Innovation pédagogique etc...), constitution et suivi des listes d'appels
Assistance aux enseignant.e.s, responsables pédagogiques, vacataires
Déclaration des heures d'enseignement réalisées (grands oraux, entretiens etc...)
Suivi de scolarité (traitement des absences, suivi des aménagements de scolarité, diffusion d'informations, collecte des notes, saisie des notes...)
Préparation du calendrier des examens et élaboration des tableaux ou plannings si nécessaires
Gestion des examens (diffusion des informations, convocations, collecte des sujets, notes, préparation et tenue des jurys, diffusion et affichage des résultats et relevés de notes, délivrance des attestations de réussite ou autres documents administratifs...)
Partage et transfert des informations du cursus des étudiant.e.s aux autres gestionnaire (situations particulières, aménagements d'études, suivi des boursiers pour le CROUS, mémoires etc...), traitement des transferts vers d'autres établissements
Mise à jour du règlement des études (RDE) et des modalités de contrôle des connaissances et compétences (M3C)
Participation à la préparation de la rentrée, du calendrier universitaire, aux réunions d'informations, aux réunions pédagogiques
Archivage des documents (mise à jour des espaces dédiés et dossiers informatiques)
Missions liées (formation de nouveaux collègues, participation à projets ponctuels du domaine/pôle)
Conditions d'exercice :
L'activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes (dans le cadre des examens notamment). Ces pics d'activités donnent lieu à récupérations horaires.
Appliquer les règles financières ;
Travailler en équipe ;
Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion précis ;
Capacité d'adaptation ;
Sens de l'organisation ;
Capacité de raisonnement analytique ;
Profil
Formations et expériences professionnelles souhaitables :
Niveau requis : Bac +2
Serait appréciée une première expérience professionnelle en gestion administrative et de scolarité.
Savoirs sur l'environnement professionnel
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur en général
Connaître l'offre de formation de l'école
Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public
Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et de scolarité applicable aux étudiant.e.s
Compétences « métier »
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outils RENATER...)
Connaître des logiciels métier : APOGEE, e-candidatures, Moodle, Hyperplanning, SAGHE...
Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires ou celles définies pour le fonctionnement du service
Savoirs – être
Respecter et appliquer les règles en vigueur dans un service public
Faire preuve de loyauté et d'engagement
Avoir le sens du travail en équipe, proposer des idées
Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie dans la gestion de son champ de compétences
Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en période de haute activité (examens, préparation de rentrée et rentrée)
Communiquer de manière courtoise et adaptée envers les différents interlocuteurs
Savoir garder une maîtrise de soi, être à l'écoute
Savoir rendre compte à son supérieur
Date de prise de poste : Dès que possible
Localisation du poste : Sciences Po Toulouse, 21 Allee de Brienne, 31685 Toulouse Cedex 6
Conditions de travail :
61 jours de congés (47 jours de congés annuels + jours d'ARTT)
Salaire indexé sur le 1er échelon de la grille des techniciens de recherche et de formation de classe normale (INM : 373 traitement brut : 1836, 20 €) hors prime annuelle et rémunération accessoire éventuelle (supplément familial, remboursement partiel des frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 75%). Possibilité de reprise d'ancienneté et reclassement dans la grille des assistants-ingénieurs selon conditions prévues.