Assistant Administratif - Paris e, France - Association Nexumea

Description

**FICHE DE POSTE**

Nexumea est une association loi 1901, reconnue d'intérêt général, à but non lucratif créée en 2000.

L'Association a pour mission de coordonner, accompagner et mener toutes actions visant au maintien à domicile des personnes en situations complexes mais aussi d'accompagner et/ou d'aider leur entourage.

Aussi, au travers de son pôle « soins palliatifs / oncologie » l'Association apporte aide et soutien aux personnes atteintes de maladies graves et/ou évolutives mais aussi accompagne et/ou aide leur entourage.

Les territoires d'intervention sont : 13èmeet 14èmearrondissement pour les personnes en situation complexe et du 1erau 6ème arrondissement et le 13èmeet 14èmepour les personnes atteintes de maladies graves et/ou évolutives.

**I - DESCRIPTION DU POSTE**

**1 - _Intitulé du poste_**:
**Assistant(e) administratif(ve) en alternance**

L'alternant(e) assistant(e) administrative est chargé(e) de veiller au bon fonctionnement de la structure dans laquelle elle exerce son activité.

Au sein de l'Association, l'assistant(e) administrative constitue le premier lien important avec les usagers, les patients, les professionnels médicosociaux et les partenaires.

**_2- Le positionnement du poste dans l'organisation :_**
- _Lien(s) hiérarchique(s) : Direction, Responsable administrative
- Lien fonctionnel : Equipe pluridisciplinaire

**II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS**

**_1 - Mission(s) principale(s) _**

**Gestion logistique**:

- _ Accueil physique et téléphonique des usagers, aidants, professionnels médico sociaux et visiteurs dans le respect des valeurs de l'Association et des règles et procédures mises en place ;
- Recueillir les informations nécessaires pour constituer les dossiers sur le logiciel de partage d'informations, actuellement « Platerria » ;
- Réceptionner les demandes et orienter toutes demandes vers le pôle concerné ;
- Créer, renseigner et mettre à jour systématiquement toutes les demandes reçues sur le logiciel « Platerria » ;
- Effectuer et veiller à la mise à jour et au suivi systématique de la base de données (annuaire) de nos partenaires et professionnels médico sociaux sur le logiciel « Platerria », et la gestion documentaire interne ;
- Procéder à des recherches d'informations sociales et les enregistrer dans « Platerria » ;
- Préparation des pochettes et des différents dossiers « usagers »

**Gestion administrative en front et back office**:

- Réceptionner, trier et répartir le courrier au sein des différents pôles ;
- Réceptionner, scanner et transmettre les factures au pôle concerné ;
- Consulter, transférer et/ou gérer la messagerie électronique selon les demandes ;
- Veiller au bon accueil des visiteurs : préparation et rangement salle, mise à disposition de café.
- Veiller à la mise en place de la feuille d'émargement pour les visiteurs et son enregistrement dans « Platerria »;
- Appui administratif auprès de l'équipe de coordination et de direction

**_2 - Mission(s) secondaire(s) et /ou transverses_**
- Rendre compte de son activité à travers des comptes rendus, synthèses, mails ;
- Participer à la vie de la structure (réunion de travail, réunions d'équipe, formation, séminaires, forum ) ;
- Assister aux groupes de travail (CTPA ) et aux projets transversaux organisés par l'Association ;
- Participer à l'organisation logistique des actions de formation et de sensibilisation ;
- Participer aux évènements du territoire ;
- Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
Et plus généralement, toutes autres responsabilités et/ou missions nécessaires au bon fonctionnement des différents services et/ou liées au développement et orientations de l'Association.

**III - CONDITIONS D'EXERCICE**

**_1 - Condition(s) de travail _**
- Horaires réguliers défini par le contrat de travail en alternance
- Poste basé à Paris
- Rémunération : Selon barème des contrats en alternance
- Titre restaurants ; remboursement à 50% du titre de transport ; forfait mobilité durable

**_2 - Compétence(s) techniques(s) et expérience(s) requise(s) _**
- Niveau BAC + 2
- Être efficace dans la gestion des appels téléphoniques (conseiller, transfert, mise en attente )
- Faire preuve de courtoisie, patience et diplomatie
- Gestion du temps et des priorités
- Capacité à synthétiser les informations à transmettre,
- Capacité d'analyse et de rédaction
- Maîtrise indispensable des outils informatiques (Pack office, outils de travail collaboratifs) ;
**_3 - Compétence(s) personnelle(s) requise(s) _**
**- **Qualités relationnelles et écoute de qualité
- Capacité d'adaptation au changement, à la diversité des situations, des interlocuteurs et des partenaires ;
- Capacité à prendre du recul
- Être organisé(e), rigoureux(se), dynamique et méthodique
- Être polyvalent(e)
- Faire preuve de discrétion, de confidentialité et respecter le secret