Gestionnaire administratif et financier - Paris, France - BnF

Description

Missions et activités permanentes

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service des Editions des livres, dans une mission fonctionnelle transversale au service des Editions multimédias (SMU), et à la cellule iconographique (CIC), et en lien étroit avec les services administratifs et financiers (DAP/ DBF et DAJ) :

· Gestion administrative et financière en interface avec les services administratifs

-demande de création de fournisseurs ;
-gestion des devis et engagements pour les prestataires.
-vérification et envoi des contrats d'auteurs ;
-suivi de la signature des contrats et enregistrement dans la base contrats ;
-classement et archivage numérique des documents ;
-création et alimentation des dossiers d'ordonnancement ;
-établissement des notes de cession et transmission le cas échéant;
-préparation d'éléments de mandatement des dépenses (factures notamment);

· Secrétariat :
-organisation de réunions, réservation de salles ;
-commande de fournitures et de consommables pour le matériel informatique ;
-planning des congés ;
-suivi administratif : dossiers individuels de personnel, gestion du temps et des activités (GTA), gestion de l'application GAIA ;
-gestion des demandes de prestation informatique (DPI) et des demandes de mobilier.
-ponctuellement, transmission de documents transverses à la DCM.

Environnement professionnel :

· Descriptif de la direction/du service : au sein de la direction du Développement culturel et du musée de la BnF (DCM), le service des Editions du livre, service des Editions multimédias et la cellule iconographique valorisent les collections de l'établissement à travers des livres, commercialisés en librairie, et des productions numériques.

· Liaison hiérarchique : cheffe du service des Editions

· Liaisons fonctionnelles : chefs de service (SMU / CIC), agents des services

Activités spécifiques

- Suivi des ordres de mission, le cas échéant

Compétences requises

Savoirs
Bureautique (connaissance des logiciels Word et Excel)
Principes de la gestion budgétaire et administrative
Connaissance élémentaire du cadre juridique (comptabilité publique, marchés publics, droits d'auteur)
La connaissance de l'anglais serait un atout.

Savoir-faire
Communiquer à l'écrit et à l'oral

Savoir être
Ecoute, autonomie, efficacité
Faire preuve de discrétion

Contraintes spécifiques

Contacts avec de nombreux intervenants.
Utilisation des bases de données et applications métiers BnF