Secretaire Comptable - Bordeaux, France - ENVIE AQUITAINE

Description

**MISSIONS GENERALES**

La secrétaire comptable réalise des opérations de gestion administrative et comptable en relation directe et hiérarchique avec la responsable administrative.

Dans ce cadre:

- Elle saisit les données de comptabilité générale et enregistre les écritures comptables
- Elle est en charge de la préparation des éléments de la paie
- Elle assure une partie de la gestion administrative du personnel en collaboration avec le pôle RH
- Elle peut également prendre en charge le secrétariat courant (accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, classement, archivage,)

**LIAISONS PRINCIPALES**

**_Direction / RH_**
- Salaires, fin de contrat, dossiers du personnel, congés, absences,
- Informations légales, conventionnelles et réglementaires

**_Directrice Administrative et Financière_**
- Supérieur hiérarchique direct/ relais de la direction " Transmission des consignes, objectifs et évaluations
- Compte-rendu de l'état de réalisation des objectifs et des difficultés rencontrées sur l'ensemble de ses missions
- Informations légales, conventionnelles et réglementaires**_ _**

**_Exploitation_**
- Devis - Facturation
- Information des salariés sur les éléments relatifs à la paie

**_Partenaires extérieurs : _**Accueil physique et téléphonique, clients, CPAM, Médecine du travail, URSSAF

**LATITUDES INTERNES**
- Responsable:

- De la saisie des éléments de salaire
- De la saisie des données de facturation et comptables
- Décision/Collaboration:

- Décision, à partir du plan comptable et analytique, de l'affectation des éléments comptables
- Collaboration aux états trimestriels et annuels comptables

**ACTIVITES / TACHES**

**Gestion Administrative**
- Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel:

- DPAE / Registre unique du personnel
- Médecine du travail
- Eléments de fin de contrat
- AT / Maladie professionnelle / Attestation de salaire / CPAM
- Mutuelle, prévoyance et retraite
- Eléments de salaire (absences, congés, maladie, saisie sur salaire)
- Frais de déplacements
- Organiser l'indexation, le classement et l'archivage des documents
- Réaliser des documents de synthèse et de suivi des données relatives au personnel
- Gérer la paie:

- Collecte et saisie des éléments de salaire
- Acomptes / retenues sur salaire
- Etablir et gérer les déclarations sociales et fiscales (URSSAF, retraite, formation, médecine du travail, mutuelle)

**Gestion Comptable**
- Suivre les éléments de trésorerie (saisie des écritures, rapprochements bancaires,)
- Assurer la saisie régulière du journal des ventes, des achats, des salaires, des opérations diverses
- Elaborer les documents commerciaux (devis, factures, contrats clients) et réaliser les opérations liées au recouvrement (suivi des paiements, relance des impayés)
- Assurer l'affectation des éléments comptables (à partir du plan comptable et analytique)
- Collaborer aux états trimestriels et annuels comptables

**Communication interne/externe**
- Renseigner les salariés sur les différents sujets relatifs au salaire (maladie/AT, congés, absences, saisies, acomptes, mutuelle, prévoyance )
- Relations clients
- Organismes sociaux

**Tâches complémentaires**
- Assurer une veille sur les informations légales, conventionnelles et réglementaires relatives au droit social et à la fiscalité
- Effectuer des tâches de secrétariat ponctuelles (réservations hôtels, restaurants, salle de réunion, courriers, rapports)
- Accueil physique et téléphonique
- S'impliquer dans son parcours d'insertion

**COMPETENCES et APTITUDES**
- Maîtrise des outils informatiques et de la mise en forme des documents (logiciels, courriers, tableaux de bords )
- Maitrise des techniques de comptabilité
- Bonne connaissance des règles comptables, fiscales et sociales
- Réception, orientation et transmission des communications et informations
- Sens de la communication (environnement de travail direct, clients, partenaires, collègues et hiérarchie)
- Rigueur, organisation et anticipation
- Capacité à rendre compte de ses activités
- Respect de la hiérarchie
- Capacité à travailler/collaborer en équipe
- Discrétion et respect de la confidentialité (informations relatives au personnel, aux salaires, aux éléments financiers)

**EXPERIENCE ET FORMATION**
- Niveau 4 (paie, comptabilité, gestion,)
- Expérience 2 à 3 ans minimum