Office Manager - Paris, France - Institut Français des Administrateurs

Description

**L'organisation**:
L'institut Français des Administrateurs est l'association professionnelle de référence des administrateurs en France, avec près de 3500 membres exerçant leurs mandats dans des sociétés de toutes tailles, de tous secteurs et dans toutes les régions. La raison d'être de l'IFA est de promouvoir une gouvernance responsable créatrice de valeur durable en veillant au bien commun, portée par des administratrices et administrateurs engagés dans toutes formes d'organisations. L'IFA a pour mission d'informer, d'organiser le partage d'expériences, de porter la voix de la réflexion collective dans le débat sur les bonnes pratiques de la gouvernance, et de proposer des formations en gouvernance. Il est présent sur l'ensemble du territoire français avec 4 représentations régionales.

**Missions**:
Sous la responsabilité de la direction générale, et sans que cette liste soit exhaustive, vous aurez pour principales missions:

- **Secrétariat de la présidence et de la direction générale**:

- Gestion des agendas et préparation des rendez-vous
- Rédaction de comptes-rendus

**EN COLLABORATION AVEC LE POLE CONTENUS**:

- **Coordination des réunions clubs, commissions et groupes de travail**
- Préparation logistique et organisation de réunions
- Gestion du planning des salles de réunions
- Relation et organisation des échanges et des réunions avec les présidents des commissions, clubs et groupes de travail : accueil des participants, tenue à jour des listes des participants, convocations et inscriptions, circularisation des documents
- **Gestion des publications de l'IFA**
- Gestion des stocks, et notamment besoin de renouvellements
- Mise à disposition et organisation de mailings
- Suivi qualitatif et quantitatif de leur utilisation

**EN COLLABORATION AVEC LE POLE CONTENUS ET LE POLE ADHERENTS**:

- **Gestion des membres des commissions, clubs et groupes de travail**
- Suivi de la composition des commissions, clubs et groupes de travail

**EN COLLABORATION AVEC L'ENSEMBLE DES EQUIPES**:

- **Appui à l'organisation événementielle et autres rencontres**
- Appui logistique à l'organisation des manifestations et rencontres de l'IFA : sélection et gestion des prestataires (lieu, restauration, technique)
- Accueil des participants
- Suivi qualitatif et quantitatif des inscriptions

**SOUS LA SUPERVISION DU DAF/RH**:

- **Gestion administrative des frais généraux**
- Gestion des contrats, de la relation et du suivi budgétaire de l'ensemble des prestataires : fournitures, coursiers, entretien des locaux, IT (parc, licences, matériel), photocopieur, téléphonie
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Gestion du planning et suivi de l'équipement des salles de réunion
- **Gestion administrative des ressources humaines**
- Aide à l'organisation des effectifs (aménagement des locaux, installation matérielle des collaborateurs)
- Gestion de la médecine du travail
- Gestion des dossiers des formations des salariés

**Profil**:

- Vous disposez d'une formation supérieure ou d'une expérience probante en office management, assistanat de direction et/ou coordination d'activité et groupes de réflexion divers
- Vous êtes intéressé(e) par l'administration des entreprises et le monde économique
- Vous êtes dynamique, loyal(e), autonome. Vous avez le sens du service et savez faire preuve d'esprit d'équipe et d'un esprit positif. Vous êtes impliqué(e), vous disposez d'un excellent relationnel auprès d'interlocuteurs de haut niveau et vous savez gérer des relations de nature multiples
- Vous faites preuve de rigueur et d'un excellent sens de l'organisation, démontrant ainsi une gestion efficace des priorités
- Vous êtes doté(e) d'une forte capacité d'écoute et d'une grande adaptabilité
- Vous maîtrisez le Pack Office (notamment Power Point), les outils d'organisation de réunions à distance, et idéalement un outil CRM (type Salesforce).

Contrat à durée indéterminée

Lieu de travail : Paris Saint -Lazare

Poste à pourvoir dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Avantages:

- Épargne salariale
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Travail à domicile

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel