Responsable Administratif en Charge de La Relation - Tours, France - Ville de Tours

Ville de Tours

Entreprise vérifiée

Tours, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Contractuel, Titulaire, Direction des Affaires Générales

**UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF EN CHARGE DE LA RELATION A L'USAGER (H/F)**:
Postuler avant le 22 décembre 2023

La Ville de Tours recrute, pour sa Direction des Affaires Générales, un responsable administratif en charge de la relation à l'usager (h/f).

**Type de poste** : Contractuel, Titulaire, Direction des Affaires Générales

**Collectivité** : Ville de Tours

Publié le 21 novembre 2023
- Poste N°2387_
**LA VILLE DE TOURS**

**RECRUTE**

**POUR SA DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES**

UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF EN CHARGE
DE LA RELATION A L'USAGER (H/F)
- Cadre d'emploi des Rédacteurs Territoriaux_
**_Classification RIFSEEP - B1_**
Par voie statutaire ou contractuelle

**_Lieu d'exercice du poste : TOURS_**

**Description du poste**:
sous l'autorité de la Directrice des Affaires Générales et en qualité de responsable de service, vous proposez et mettez en œuvre la politique d'accueil des usagers. Vous organisez les process d'accueil en lien avec les directions métiers et contribuez à la modernisation des outils. Vous pilotez les deux pôles d'accueil placés sous votre responsabilité, l'accueil de la Mairie Centrale et le standard téléphonique, constitués de 7 agents.

Vous êtes garant(e) de la qualité et de la bienveillance de l'accueil de l'ensemble des usagers. Vous participez à la coordination de la gestion administrative, financière de la direction et apportez votre contribution dans l'organisation matérielle des élections et notamment la constitution des bureaux de vote.

**Missions**:
**Management de service et gestion de la relation à l'usager**:

- Encadrer une équipe (7 personnes) : gestion de planning, répartition et contrôle des tâches, formation, organisation de réunions de service régulières avec rédaction et diffusion de compte-rendu
- Organiser un service
- Participer à l'impulsion et au développement d'actions d'amélioration de l'accueil, à la mise en place des EPN en intégrant la prise en compte des usagers qui n'ont pas accès au numérique, en adaptant les procédures de prise en charge des demandes des usagers.
- Organiser le recueil d'informations nécessaires au bon fonctionnement du service
- Coordonner la relation avec les différents services à la population présents au RDC de la Mairie Centrale pour une bonne diffusion de l'information, la mise à jour des bases de naissance
- Veiller à la mise à disposition d'une information pertinente et actualisée à destination des usagers (site internet, documentation,)

**Gestion administrative et budgétaire**:

- Créer et alimenter des indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction. En réaliser l'analyse
- Participer à la préparation budgétaire et aux demandes de modifications en lien avec la direction
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire, de l'engagement, de la commande à la vérification des factures (hors cimetières)

**Missions spécifiques dans le cadre des élections**:

- En soutien de la responsable de l'administration générale, participer à l'organisation et à la préparation des scrutins électoraux (partie administrative et logistique)
- Constituer les bureaux de vote en lien avec le Cabinet du maire : gestion du personnel, des membres des bureaux de vote et recrutement des assesseurs

**Compétences recherchées**:

- Compétences avérées en encadrement et en management d'équipes
- Savoir intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Capacité d'évolution et d'adaptation au travail en équipe
- Sens de la communication
- Travail en transversalité, en co-construction
- Sens aigu du service public
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance du logiciel de gestion financière (S-Edit) apprécié

**Conditions d'exercice**:

- 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des pics d'activité
- Disponibilité et déplacements ponctuels dans le cadre des élections