Assistant(E) de Direction - Rouen, France - Région Normandie

Région Normandie

Entreprise vérifiée

Rouen, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Direction des Bâtiments Régionaux est une direction opérationnelle, qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire ou locataire.

Ainsi, elle a en charge, entre autres:

- L'élaboration du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI) pour l'ensemble du parc immobilier régional ;
- La mise en œuvre, en tant que Maître d'Ouvrage, de l'ensemble des travaux d'urgence, de grosse maintenance, de mise en sécurité, de restructuration et de construction des bâtiments régionaux (dont certains au travers du PPI régional) ;
- L'entretien, la petite maintenance et la maintenance intermédiaire du patrimoine régional ;
- La gestion du patrimoine non bâti et la gestion des contrats de locations, des baux et conventions ;
- La gestion des rétrocessions du patrimoine lycées des Communes à la Région et des conventions diverses.

Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ m2 bâtis, ainsi qu'un parc immobilier comprenant entre autres, 2 abbayes, la Maison des Quatrans, le Manoir Mesnil aux Grains, l'Institut de Pathologie du Cheval, la caserne Jeanne d'Arc, la chapelle du lycée Corneille, le Pôle Régional des savoirs, un centre de données régional, une plateforme logistiquepour plus de m2.

La structuration actuelle de la fonction de gestion des bâtiments au sein de la Région vise à accroître la maîtrise du patrimoine immobilier dont elle est propriétaire. Cette orientation a notamment permis, la reprise en maîtrise d'ouvrage directe des opérations immobilières précédemment confiées à des mandataires.

**Missions**:
Au sein de la direction, l'assistant(e) de direction:

- Apporte une aide permanente au directeur et directeurs adjoints en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, de diffusion de l'information dans les services, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers ;
- Intègre les priorités de la direction et des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Assure la production de contenus sur les pages Direction des Bâtiments Régionaux de Viking, en lien avec les chefs de services et agents dédiés aux opérations ;
- Assure le support et les relais opérationnels des équipes travaux sur la partie assurantielle.

**Activités attendues**:

- Gestion des priorités de l'agenda du directeur et directeurs adjoints ;
- Organise, planifie les rendez-vous, réunions et autres activités professionnelles ;
- Assure le suivi des actes administratifs récurrents à la direction ;
- Rédige les courriers administratifs, comptes-rendus de réunions, notes, rapports, etc... ;
- Utilise les outils Elise, Outlook, Airsdélib, logiciels internes à la collectivité ;
- Réceptionne le courrier, tri et diffuse ;
- Assure la relecture et l'organisation de la signature des parapheurs, le suivi du circuit de validation de signature des parapheurs ;
- Assure l'accueil physique et téléphonique ;
- Gère le classement et l'archivage des dossiers dont elle/il a la charge ;
- Assure la gestion des cartes transport et des commandes de fournitures ;
- Gère l'utilisation des véhicules affectés à la direction (réservations, remontées des dysfonctionnements au protocole pour réparation).

**Profil**:
**Connaissances principales**:

- Maîtrise des règles et techniques du secrétariat ;
- Connaissance des règles de la collectivité ;
- Respect des obligations de réserve, de discrétion et de confidentialité.

**Compétences principales**:

- Organisation d'agenda et prise de rendez-vous ;
- Organisation de déplacements ;
- Communication ;
- Organisation ;
- Maîtrise des nouvelles technologies de l'information (Doodle..) ;
- Aisance avec les logiciels et outils bureautiques ;
- Rédaction.

**Savoir-faire relationnel**:

- Esprit d'équipe et diplomatie ;
- Autonomie et anticipation ;
- Réactivité et adaptabilité ;
- Rigueur.

**Conditions générales**:
**Relations fonctionnelles**:

- Primauté du contact direct et communication permanente avec l'ensemble des interlocuteurs internes de la direction.
- Relations avec les autres directions, services de la collectivité (Directions des Lycées de Normandie) et le Cabinet.
- Contacts avec les autres collectivités, instances et partenaires extérieurs (Services de l'Etat, mandataires, architectes, entreprises, etc...).

**Contraintes du poste**:

- Grande disponibilité : contraintes amplitudes horaires en fonction des pics d'activités de la direction.
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode.

**Opportunités (site de Rouen)**:

- Restaurant administratif - Télétravail possible - Action sociale - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Transports en commun - Gare SNCF à proximité.

**Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire.**

**Poste à pourvoir dans les meilleurs délais