Assistant(E) Administrative Btp - Rungis, France - ELECTRICITE TRAVAUX TECHNIQUES

Description

Le poste d'Assistante Administrative a pour mission d'aider les opérationnels, y compris les bureaux d'études d'exécution et de chiffrage, dans les tâches administratives pour la bonne gestion de leurs affaires. Le poste est placé sous la responsabilité du chef d'entreprise.

**PRINCIPALES TACHES**

Gestion de la sous-traitance
- Prépare et rédige les contrats de sous-traitance,
- Demande et contrôle les pièces administratives des sociétés sous-traitantes,
- Administration de la base de données « sous-traitants »,
- Déclaration des sous-traitants, actes spéciaux et suivi des dossiers auprès des donneurs d'ordres,
- Relance de la facturation des sous-traitants pour le paiement direct,
- Contrôle la rédaction des commandes de sous-traitance,

Qualité / Sécurité / Environnement
- S'assure de l'actualisation des indicateurs des processus
- Relance, après action des R.A., les maîtrises d'ouvrage et les maîtrises d'œuvres pour l'obtention des PV de réception et de levée des réserves,
- Prépare les enquêtes satisfaction clients et certificats de capacité, les transmets aux RA et suit les retours,
- S'assure que les différents répertoires d'une affaire sont correctement renseignés (Devis fournisseurs et S/T, CR chantier, situations mensuelles, suivi des comptes, OS, devis,),
- S'assure de la réalisation des entretiens individuels annuels,
- Rédige les P.P.S.P.S. sauf la partie analyse des risques à la charge des R.A,
- Envoie les fiches renseignées d'ouverture de comptes fournisseurs, S/T, clients à la comptabilité pour création dans l'ERP,
- Relance les R.A, C.T. et C.C. sur la réalisation des causeries sécurité mensuelles,
- Récolter les besoins d'intérim des R.A. et du B.E.,
- Faire les demandes auprès des sociétés du panel fournisseurs en veillant à assurer un équilibre des chiffres d'affaires,
- Vérifie les contrats d'intérim (qualification et habilitations de la personne, taux horaire, dates début/fin de mission,) et les fait valider auprès des R.A. et/ou B.E.,
- S'assurer que l'ensemble des justificatifs demandés nous est fourni,
- Gère les reconductions et fins de missions,
- Met à jour les indicateurs de l'accueil des intérimaires sur chantiers,
- Gère le suivi des heures d'insertion dans un tableau dédié,

Facturation
- Contrôle de l'avancement de la facturation,
- Alerte les R.A. sur la facturation à effectuer et notamment les situations mensuelles,

Autres
- Gère les accès du personnel aux sites clients,
- Suit la réalisation des entretiens individuels, relance si besoin,
- Participe aux réunions planning main d'œuvre, COPIL entreprise
- Relance, quelques jours avant l'échéance, les personnes concernées ou la hiérarchie directe sur les dates de formation à venir, les visites médicales,
- Relance les RAc sur les pointages manquants,
- Rédige les comptes rendus de réunion au sein de la direction opérationnelle,
- Planifie, avec les R.A., les dates de réunion des REX,
- Relance les R.A. sur la réalisation des fiches référence des affaires >150k€ et sur les marchés à bons de commande.
- Vérifie et relance auprès des R.A. l'actualisation des évaluations des fournisseurs.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 000,00€ à 2 400,00€ par mois

Avantages:

- Épargne salariale
- Participation au Transport
- Réfectoire
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDI

Formation:

- CAP / BEP (Exigé)

Expérience:

- Expérience administrative: 5 ans (Exigé)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail