Office Manager - Lyon e, France - Les Gens & Vous

Description

Poste **:Office Manager**

**A pourvoir de suite**

Contrat**: CDI, temps plein, possible en 4/5è**

**Statut **:Cadre

Salaire **:30000 €/an** (2500/mois) + **Prime sur Objectif collectif** Marge Brute

Expérience similaire **:minimum 2/3 ans**

Formation requise**: minimum Bac + 2 / BTS de type assistant manager**

Société **:Les gens & vous**

Lieu **:Lyon 6, 170 Bld Stalingrad**

Activités **:Agence de Publicité et Digitale (Agence Life-style de l'année 2022)**

Effectif **:20 personnes**

**Missions principales**
- Assistanat de la Direction Générale
- Gestion commerciale
- Gestion administrative et RH
- Coordination avec le cabinet comptable, et le cabinet juridique
- Gestion opérationnelle des services généraux
- Coordination de la vie d'agence et de l'équipe
- Aide sur les supports de communication de l'agence

**Description du poste**:
Rattaché-e à la Direction générale,

**Gestion de l'assistanat des dirigeants**

Il/elle est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter les informations (courrier, mail..), organiser l'agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu'effectuer le travail administratif des différents services,

**Transmission des informations**

Il revient à l'OM de gérer les appels téléphoniques, c'est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l'essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.

**Gestion Commerciale et de la trésorerie**

l'Office manager prend en charge et coordonne la gestion du budget, c'est-à-dire l'élaboration, le suivi et le reporting.

Il s'occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.

Il/elle utilise et sera formé le cas échéant au logiciel commercial Furious Squad

Il/elle sera l'interface du cabinet d'expertise comptable pour l'élaboration et la réalisation des déclarations comptables et Bilans

**Communication interne et externe en gérant les flux d'informations**

L'OM assure la coordination de la vie de l'agence et la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l'entreprise).

Il /Elle gère également la communication externe. Il est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux

Il/Elle gère la communication commerciale externe avec les clients, prospects, journalistes (principe de newsletter régulières, communiqués, événements)

**Compétences attendues**

Capacité d'adaptation

Dynamisme

Avoir le sens des priorités, et réactivité

Aisance relationnelle

Capacité rédactionnelle et facilité d'expression

Sens de l'écoute

Sens de l'organisation

Rigueur en gestion / facilité avec les chiffres

Maitrise des logiciels bureautiques (suite office Micrososoft, gestion commerciale,..)

Maitrise de l'anglais nécessaire

Expérience similaire **:minimum 2/3 ans**

Formation requise**: minimum Bac + 2 / BTS de type assistant manager**

Qui sommes nous ?

Agence de publicité spécialise en Développement de marques Lifestyle et Premium

Agence de l'année Lifestyle 2022

Secteurs clients, : Food et Gastronomie, Mode et beauté, Home et Design, Loisirs et sports