Gestionnaire de Formation - Orsay, France - Université Paris-Saclay

Université Paris-Saclay

Entreprise vérifiée

Orsay, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique:
Au sein de la Division des Formations et de la Pédagogie et sous l'autorité hiérarchique de la directrice, l'agent assurera la gestion d'un secrétariat de formations de 1ère ou 2ème année de licence intégrée à l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et de Licence Double Diplôme de l'Université Paris-Saclay, en collaboration étroite avec des directeurs d'études. Il a un rôle d'appui administratif aux formations.

Missions principales de l'agent:

- **Accueil et information**
- Être l'interface des usagers en organisant notamment des permanences d'accueil et en assurant le lien avec les autres services
- Diffuser de manière ciblée les informations (par voie d'affichage ou dématérialisée)
- **
**Inscription pédagogique, décisions des commissions et des jurys**
- Gérer l'espace numérique dédié aux formations, alimenter le système d'information lié à la scolarité et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats
- Gérer les procédures administratives liées aux stages
- Proposer les emplois du temps, les mettre à jour et procéder aux réservations
- Gérer le calendrier des activités et en contrôler les échéances, en particulier vérifier la compatibilité des examens entre formations, la gestion des plannings des UE mutualisées
- Organier les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury
- Participer à la modélisation et mise à jour des évolutions de l'offre de formation de l'UFR dans le logiciel dédié à la scolarité, créer les maquettes de PV
- Assurer le suivi administratif : mettre en place le suivi du contrôle d'assiduité, accompagner les étudiants bénéficiant d'un aménagement d'études, constituer les groupes en fonction des choix d'options des étudiants
- Organiser les examens, la consultation des copies et des résultats ; Assurer l'édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l'année
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**Participation aux projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure**
- Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l'environnement, aux outils, aux procédures et circuits
- Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d'amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices
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**Participation à l'ensemble des activités de la structure**
- Participer à l'accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information
- Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service
- Participer aux réunions réseau
- Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d'inscriptions, journées portes ouvertes ).

**Connaissance, savoir**:

- Connaitre l'organisatio