Adjoint-e en Gestion Administrative Et Financière - Lyon, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date limite de réponse : 8 mars 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C
- Durée du contrat:
Du 01 avril 2023 au 29 février 2024
- Localisation:
IUT1 Grenoble IUT1 Administration
151 Rue de la papeterie
38610 Gières

Présentation de la structure

L'IUT1 forme plus de 2000 étudiants dont 400 stagiaires dans le cadre de l'alternance et de la formation continue avec le concours de 220 enseignant-chercheurs et enseignants, près de 500 vacataires d'enseignement et 90 personnels administratifs et techniques. Il est composé de huit départements regroupés sur trois sites.

L'IUT1 recrute un/une gestionnaire administratif et financier pour un poste partagé entre son service Relations entreprises et alternance (REA) et son service financier.

Le service REA organise l'ensemble de la formation continue et de l'apprentissage de l'IUT1. Ses missions comprennent l'accueil, l'information, l'orientation et le suivi des stagiaires en formation continue et des apprentis. Il participe également au développement des relations avec les entreprises. Sous l'autorité de la responsable de service, il est composé de 5 agents dont 4 gestionnaires FCA et une conseillère formation continue.

Le service financier est composé d'une cheffe de service et 4 collaborateurs. Sur la partie facturation des recettes, vous travaillerez en lien avec 3 autres gestionnaires. Environ 370 contrats à facturer en plusieurs échéances.

Missions principales

Vous aurez deux missions principales partagées entre deux services complémentaires. Une mission d'appui administratif au service REA pour la constitution des dossiers des apprentis et l'accueil des apprentis et des entreprises. Une seconde mission au sein du service Financier pour la facturation des dossiers de formation en apprentissage.

Activités principales

Contribuer à la gestion des dossiers de formation continue et apprentissage
- Appui administratif (saisie des offres de stages, d'emploi et d'alternance)
- Compléter les bases de données, outils de reporting et enquêtes (CRM)
- Prendre en charge l'accueil physique et téléphonique du public (étudiants et entreprises)
- Établir les certificats de réalisation

Établir les factures de formation continue et apprentissage
- Collecter et contrôler les dossiers (vérifier la complétude et l'exactitude des éléments avant facturation)
- Être en lien avec les services internes ou les entreprises externes selon les besoins
- Préparer la facturation et les pièces justificatives dans l'outil comptable
- Envoyer la facture et la suivre jusqu'au paiement

Contribuer à la vie des services
- Accueil, archivage, courrier, logistique, évènement,

Compétences attendues
- Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel) et être en capacité de se former à de nouveaux logiciels, notamment les logiciels métier nécessaires aux activités
- Maîtriser l'organisation de son travail et gérer les priorités
- Savoir appliquer des procédures, contrôler des dossiers
- Avoir des notions en gestion comptable ou budgétaire serait un plus
- Savoir travailler en équipe, rendre compte
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité
- Savoir alerter
- Avoir de bonnes capacités d'adaptation et relationnelles

Conditions de diplômes
- Sans diplôme

Rémunération
- A partir de 1726€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
- Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 229.5 €.

POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement-
- Sur le postePOURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts- 80 laboratoires de recherche-
LE LABEL HR EXCELLENCE IN RESEARCH
- L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
- le label "HR Excellence in research" attribué par la
- Commission européenne.