Assistant ou Assistante Du Président Du Groupe Les - Paris, France - Ville de Paris

Ville de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Vous serez affecté ou affectée au sein d'un nouveau groupe politique composé de 11 conseillers et conseillères de Paris.

Vous assurerez le secrétariat du Président du Groupe et serez sous l'autorité du Secrétaire Général du Groupe.

**Quelles sont vos missions ?**
Vous assurerez:
1) Suivi de l'activité du secrétariat:

- Suivi de l'agenda en lien avec le cabinet ;
- Saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Collecte des documents auprès des services et préparation des dossiers (mise en forme, comptes rendus...) ;
- Classement, archivage et tri des documents ;
- Commandes de matériel nécessaire au fonctionnement du groupe, en lien avec les services de la Ville, et suivi de la comptabilité du groupe.

2) Accueil téléphonique et physique:

- Renseigner les interlocuteurs et les interlocutrices et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents et interlocutrices compétentes ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages ;
- Assurer l'interface avec l'ensemble des services.

3) Soutien aux élus et aux élues:

- Renseigner les élus et les élues et les aider dans leurs interactions avec l'administration ;
- Participer à la préparation du Conseil de Paris en lien avec l'ensemble du Cabinet ;
- Organiser les réunions, gérer la mise à jour d'une base de données

4) Gestion du courrier:

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages ;
- Assurer le suivi des réponses ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

5) Relations externes/internes:

- Relations quotidiennes avec les élus et les élues municipaux et communautaires et avec l'équipe du cabinet ;
- Relations avec l'ensemble des services de la Ville liés à l'activité du groupe ;
- Relations avec les administrations, les partenaires institutionnels, les acteurs économiques, les associations et les habitants et les habitantes.

**Qu'attend -on de vous ?**
Qualités requises:

- Sens de l'accueil, diplomatie et qualités relationnelles
- Discrétion, confidentialité, rigueur
- Esprit d'équipe
- Esprit de synthèse

Connaissances professionnelles:

- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise des logiciels et outils informatiques : Word, Excel, Outlook
- Organisation d'agendas
- Prise de notes, capacités rédactionnelles

Savoir-faire:

- Bonne organisation
- Capacité d'adaptation
- Prise d'initiative

**Quelles particularités du poste ?**
La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière.

Ce poste est dans un groupe politique.