Gestionnaire de Scolarité Et Finances If - Villeurbanne, France - INSA Lyon

INSA Lyon

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Missions**

− Instruire les dossiers administratifs en vérifiant leur régularité

− Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner et orienter chaque élève

− Mettre à jour et/ou écrire des procédures liées à son domaine d'activité

− Répondre aux demandes des autres services et de l'extérieur

− Classer et archiver les documents selon les règles légales et internes

− Participer à la remise des diplômes et aux rentrées, à la rentrée solennelle et à l'amphi de parrainage

− Participer occasionnellement aux opérations de logistique du service, assister les personnes et les équipes

**Activités**

**1/ Gestion de la scolarité de l'ensemble des élèves de la 3ème année**:
− Gérer la scolarité et assurer le secrétariat dès la rentrée et jusqu'à la rentrée suivante

− Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion quotidienne (Excel, logiciel spécifique)

− Saisir des élèves dans les groupes d'enseignement pour permettre le suivi des absences et l'accès aux élèves aux ressources dédiées (répartition effectuée par les responsables d'année)

− Saisir les inscriptions pédagogiques dès la rentrée pour chaque élève et changements éventuels en cours d'année

− Valider les contrats pédagogiques (2 fois par an S1 et S2)

− Suivre de manière individuelle les situations particulières (redoublant, SHN, situation médicale) et remplir un tableau de suivi partagé par tous les acteurs du département (administratifs et enseignants)

− S'assurer que les absences soient justifiées (hebdomadaire)

− Préparer les éléments pour la bonne tenue des 3 pré-jurys et 3 jurys annuels

− Etablir les PV de jurys et saisir les résultats sur l'outil dédié et les observations sur les bulletins de note

− Etablir les conventions de stage, les contrôler et en assurer le suivi jusqu'à sa finalisation et archivage numérique

− Suivre et archiver les documents d'évaluation de stage et saisie finale de la validation du stage sous l'outil dédié (crédit ECTS)

− Organiser les DS et recruter les vacataires (15 sessions par an) et suivi particuliers des tiers temps

− Gérer les demandes de césure (une fois par an)

− Saisir les modifications des emplois du temps tout au long de l'année

**2/ Finances**:
− Administrer les missions des personnels du département et éventuellement des personnes extérieures

− Assurer le suivi et le remboursement des frais de mission

− Saisir les bons de commandes de la structure (pauses cafés, matériels, missions) et en assurer le suivi

− Gérer les bourses UFA

− Préparer, mettre en œuvre et suivre l'exécution budgétaire en lien avec la responsable administrative et financière

− Gérer les dossiers de recrutement des vacataires (intervenants extérieurs et vacations d'enseignement) et en assurer le suivi (dossier dématérialisé sur une plateforme dédiée ou suivi des autorisations de cumul)

− Gérer la demande des personnels intervenants à titre gracieux et les compiler pour retour à la direction de la formation

**3/ Gérer les relations internationales (in et out)**:
− Être le référent des relations internationales avec le service « Direction des Relations Internationales » de l'INSA

− Accueillir, informer et orienter les élèves concernant la réalisation d'une mobilité internationale

− Gérer et suivre la scolarité en lien avec leur mobilité internationale des élèves (relations avec les universités partenaires étrangères, gestion des contrats d'étude, transmission des relevés de notes,)

− Réaliser des sondages réguliers et assurer un suivi

− Préparer les éléments pour la bonne tenue des 3 jurys annuels

− Assurer la gestion administrative des dossiers de constitution des bourses de mobilité internationale (ERASMUS, BRMI, FDMI)

− Tenir et mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs relatifs à la scolarité des étudiants IN et OUT

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 8 mois

Salaire : 1 760,00€ à 1 993,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Formation:

- CAP / BEP (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail