Assistant(E) Au Cabinet Du président - Paris e, France - The American University of Paris

The American University of Paris

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Descriptif du poste

L'assistant du cabinet du président est un membre essentiel de l'équipe du cabinet du président, qui collabore à l'avancement du travail au sein du cabinet du président et entre le cabinet et le reste de l'université. L'assistant(e) est principalement chargé(e) d'exécuter les opérations de front-office et les projets spéciaux qui lui sont confiées encadré(e) par le chef de cabinet.

En faisant preuve d'un professionnalisme, d'une discrétion et d'une diplomatie hors pair, l'assistant comprendra et gérera tous les aspects opérationnels du cabinet du président. Assister le président et le chef de cabinet dans la gestion de leur emploi du temps, dans la planification des réunions importantes, des réunions triennales du conseil d'administration et des retraites de l'équipe de direction, ainsi que dans les efforts de communication et d'intendance avec les parties prenantes internes et externes.

Développer et assurer la conformité du système de classement, de la tenue systématique des dossiers et de l'archivage. Assurer la conservation en toute sécurité des documents confidentiels..

Responsable de tous les aspects de la planification des réunions et des voyages nationaux et internationaux du président, y compris, mais sans s'y limiter, les billets d'avion, l'hébergement et les horaires des réunions ; il établit également les ordres du jour, les itinéraires et obtient/prépare des informations de base sur les participants à la réunion, le cas échéant. Contrôler et contribuer à la mise à jour des rapports de voyage/appel en temps utile et assurer le suivi des réunions en temps utile.

Contribuer à la planification, coordination et direction des éléments des réunions, des conseils d'administration et des retraites, y compris l'élaboration du programme de la réunion, le budget, le choix du site, les repas et les divertissements, les salles de réunion, les fournitures et l'équipement, les événements spéciaux...

Coordonner les communications du président avec le campus et d'autres parties prenantes, le cas échéant. Rédiger et réviser la correspondance, y compris, mais sans s'y limiter, les remerciements pour les cadeaux et autres, les lettres, les propositions et la correspondance de suivi pour divers interlocuteurs.

Aider à la composition de présentations, de discours et de points de discussion, le cas échéant. Créer et/ou coordonner la production de divers documents de présentation et de réunion pour le président (par exemple, des présentations PowerPoint, des documents à distribuer pour les présentations/panels de conférence et des dossiers d'information pour les réunions avec les électeurs).

Assister le chef de cabinet dans ses responsabilités et missions au sein du conseil d'administration.
- Autres tâches confiées par le président et le chef de cabinet.

Profil recherché
- Une licence est fortement souhaitée.
- Trois ans d'expérience minimum en tant qu'assistant avec un haut niveau de diplomatie, de discrétion et de confidentialité.
- un grand souci du détail
- être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'établir des priorités dans un environnement en constante évolution et dans le respect des délais impartis
- Un engagement manifeste à valoriser la diversité et à contribuer à un environnement de travail et d'apprentissage inclusif est requis.
- L'assistant(e) doit également reconnaître, être sensible et accepter l'importance de la confidentialité.
- comprendre et apprécier la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l'université
- Parler couramment l'anglais, pratique professionnelle requise. Niveau B2 en français.

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Confidentialité
Diplomatie

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SAVOIR-FAIRE
Archivage
Communication

**Voir plus**

Entreprise
- Chartered as a liberal arts college in 1962, The American University of Paris is today an urban, independent, international university located at the meeting point of France, Europe, and the world. The University provides a student-centered, academically-rigorous, career-enabling, and transformative learning experience to the global explorers who are its Bachelor s and Master s students, empowering them to cross both disciplinary and cultural borders with ease in order to assume their places as responsible actors and leaders in over 140 countries worldwide
- Autres offres de l'entreprise**Personne en charge du recrutement**
Florence LECHARNY - _DRH adjointe_

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 1 an

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur privé

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d'activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR

Télétravail

Non autorisé