Adjoint Administratif Pour L'ifsi - Libourne, France - Centre Hospitalier Libourne

Centre Hospitalier Libourne

Entreprise vérifiée

Libourne, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Poste**:
Poste adjoint administratif à la Direction Institut de formation aux métiers de la santé du Nord Gironde, pour le secrétariat de la Direction des services des filières infirmier, aide-soignant et auxiliaire de puériculture à pourvoir au 1er Juillet 2024.

DÉFINITION
Assurer le secrétariat de l'IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l'ensemble des filières
Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts.

HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL
- Temps de travail : 100%
- Rythme de travail : 5j/7 NIVEAU DE RESPONSABILITÉ & LIENS HIÉRARCHIQUES

Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l'IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne

Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice

Travail en lien avec la coordination administrative LIENS FONCTIONNELS

Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP

Formateurs

Service Formation Continue

Les secrétariats des instituts du Nord Gironde

Directions fonctionnelles de l'établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d'information,.

Région Nouvelle Aquitaine

Université

ARS - DREETS - CFA - France Travail - Mission locale

Autres instituts de formation

Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN ).

MISSIONS GÉNÉRALES & ACTIVITÉS

Tâches principales:
 Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics

 Gestion du courrier des instituts : réception et traitement

 Gestion du secrétariat:
Traitement et suivi de la messagerie électronique

Gestion des réunions diverses, des salles

Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE )

Élaboration des rapports d'activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE

Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel )

Suivi et paiement des intervenants

Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction

 Gestion de la scolarité des apprenants:
Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions...)

Gestion des OPCO

Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios

Suivi des assiduités des apprenants

Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission...)

Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss)

Inscription des apprenants à l'université

Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants

Déclaration des accidents de travail des apprenants

Création des badges des apprenants

Préparation au mémoire de fin d'études

Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers )

 Gestion des sélections d'entrée en formation:
Élaboration des dossiers de sélection

Organisation des jurys de sélection

Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)

 Politique qualité, gestion des risques:
Participation aux audits de certification qualité

Préparation des visites de certification qualité

Respect du classement et gestion documentaire

Respect de la politique qualité de l'établissement

Missions ponctuelles:
Gestion des instances des instituts

Engagement dans des missions de référent en transversalité,

Participation à l'entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),

Participation aux journées d'accueil,

Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc.

Participation à la démarche de certification des instituts

Participation à la surveillance d'épreuves si besoin

**Profil**:
EXIGENCES STATUTAIRES
Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière Qualifications et diplômes requis:
BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.

APTITUDES REQUISES
Générales:
Excellente présentation
Discrétion et respect du secret professionnel
Sens de la communication et de l'accueil
Adaptation et intégration
Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
Autonomie
Capacité à faire du reporting
Ponctualité
Rigueur
Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
Sens du travail en équipe
Esprit de synthèse
Connaissances:
Maîtrise des outils informatiques : Word,