Assistant-e de Direction en Charge de - Paris e, France - Ecole Normale Supérieure

Ecole Normale Supérieure

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Employeur**
- Créée en 1794, l'École normale supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L'École compte 37 unités mixtes de recherche._
- L'École normale supérieure est membre de l'Université PSL._

La direction de l'ENS-PSL a pour mission de concevoir la politique scientifique et pédagogique de l'École normale supérieure et de la mettre en œuvre. Elle soumet ses propositions au Conseil scientifique dont elle recueille l'avis et au Conseil d'administration qui valide les grandes orientations, ainsi que les choix budgétaires.

L'équipe de direction veille à préserver l'identité de l'École et à garantir son excellence. Elle est particulièrement soucieuse du développement de l'École et de son influence sur le plan national et international.

Elle est composée de six membres, un directeur, deux directrices adjointes (Sciences et Lettres et Sciences sociales), un délégué à la stratégie et au développement, une directrice générale des services et une cheffe de cabinet. Le cabinet a un rôle de facilitateur et d'organisation afin d'assurer la coordination et la cohérence du travail de l'équipe de direction.

**Missions principales**

Au sein du Cabinet de la Direction, et sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous participez au suivi de l'ensemble des activités administratives du cabinet et mettez en œuvre l'ensemble des événements organisés par ou en lien avec la direction de l'école, en concertation avec le pôle communication le cas échéant. Vous êtes plus particulièrement chargé de la coordination et de l'organisation des événements - visites, remise de prix, de distinctions, cérémonies, manifestations scientifiques et culturelles, événements en lien avec la Fondation - organisés à et par la direction de l'ENS-PSL.

**Activités**
- Gestion des agendas des directions adjointes (2) et du délégué à la stratégie et au développement ;
- Préparation des réunions internes et externes et de leur logistique correspondante ;
- En tant que chargé.e d'événementiel, assurer l'organisation matérielle et logistique des événements scientifiques et culturels organisés par la direction et/ou ayant lieu notamment dans les locaux de la direction, en relation avec le pôle Communication et les services de la direction générale des services (service logistique et technique, le service prévention et sécurité,), mobiliser et coordonner les moyens (humains, financiers, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à l'organisation, participer à l'élaboration des programmes/plannings et coordonner les rétro-plannings ;
- Gérer la signalétique et la communication en relation avec les événements et en lien avec le pôle de la Communication ;
- Mettre en place et administrer un CRM (Customer Relationship Management, logiciel permettant d'assurer le suivi des contacts/relations/interactions de la direction) pour le cabinet ;
- Assurer le suivi du programme de professeurs invités, du programme d'actions incitatives ainsi que de tout programme en lien avec les directions adjointes et le chargé de développement ;
- Assurer la préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs et financiers ;
- Coordonner les événements de la direction de l'école en lien avec la Fondation, les mécènes et les alumni (A-Ulm) ;
- Prendre en charge tout ou partie des supports de communication interne (compte-rendu, notes) et externe (dossiers divers) ;
- Gestion du courrier départ et arrivée des directions adjointes et du délégué à la stratégie ;
- Accueil physique et téléphonique des directions adjointes et du délégué à la stratégie ;
- Maîtriser le protocole le cas échéant.

**Champ des relations**
- Relations avec les services de la direction générale des services ;
- Relations étroites avec le pôle Communication de l'ENS-PSL,
- Relations avec la Fondation de l'ENS, l'Institut ENS et l'A-Ulm ;
- Relations avec des prestataires extérieurs ;
- Relations avec les départements et laboratoires de l'école.

**Diplôme **:bac+2 minimum

**Expérience professionnelle sur poste similaire serait appréciée**

**Connaissances**:

- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France (souhaitée) ;
- Connaissance générale de