Assistant de Direction Gh - Bobigny, France - GROUPE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE 93

GROUPE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE 93

Entreprise vérifiée

Bobigny, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Présentation de la structure et de l'équipe**:
**Secrétariat commun comprenant**:

- une assistante pour le Directeur du GH et l'adjoint au Directeur du GH
- une assistante pour la Directions des affaires médicales, de la recherche et de la stratégie

**Horaires de travail**: Amplitude horaire de 9h00 à 18h00

**Détails**: 7h36 en roulement avec la 2e assistante

**Mission générale**:

- Assurer le secrétariat du Directeur du groupe hospitalier et de son adjoint.

**Missions permanentes**:

- Accueil téléphonique et physique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous, gestion de l'agenda du Directeur en collaboration avec celui de l'adjoint du Directeur du GH
- Tenue de l'échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l'agenda
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus de réunions
- Organisation des réunions
- Classement des dossiers
- Réaliser les commandes de fournitures pour le service

**Missions spécifiques**:

- Préparation des instances du GH avec envoi de l'ordre du jour et des annexes, prise de notes et rédaction du procès verbal : Comité exécutif et Conseil hospitalier territorial du GH.

**- Préparation des réunions du comité de direction du GH**: envoi de l'ordre du jour du GH.

**- Dossiers spécifiques**:

- Gestion de l'ordre du jour des instances,
- Gardes administratives du GH,
- Congés des membres du comité de direction,
- Préparation d'évènementiels/visite de personnalité,
- Coordination des dossiers spécifiques relevant de la Direction du GH.

**Missions ponctuelles**:

- Assurer le secrétariat en l'absence du binôme
- Gestion des agendas
- Gestion intérim médical

**Particularité du poste**:

- Confidentialité
- Autonomie et polyvalence (travail en coordination avec les autres secrétariats du groupe hospitalier)
- Capacité à gérer et hiérarchiser les urgences, anticiper les réunions et gestion des agendas

Savoir faire requis

**- Excellente maîtrise de l'outil informatique**: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet
- Excellente orthographe et esprit de synthèse

QUALITES REQUISES
- Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
- Qualité rédactionnelle
- Bonnes qualités relationnelles
- Rigueur et discrétion
- Respect de la confidentialité
- Capacité d'autonomie
- Esprit d'initiative
- Résistance au stress
- Disponibilité

PREREQUIS
- Expérience conseillée

GROUPE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE 93
Les hôpitaux Avicenne de Bobigny, Jean-Verdier de Bondy et René-Muret de Sevran constituent le groupe hospitalier AP-HP.Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis (GHU 93), l'un des 6 groupes hospitaliers de l'AP-HP.

Il propose des parcours patients complets, notamment dans les domaines du cancer, de l'obésité, de la gériatrie, de l'addictologie, de la prise en charge de la femme et de l'enfant, des axes de spécialisations et atouts avérés du groupe hospitalier.
Bobigny
BAC + 2
Débutant (moins de 2 ans)
CDI
Assistant administratif