Adjoint-e en Gestion Administrative - Vienne, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Vienne, France

il y a 4 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date limite de réponse : 7 janvier 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C
- Durée du contrat:
Du 03 janvier 2023 au 02 janvier 2024
- Localisation:
IUT2 GEA Vienne IUT2 Saint Germain
Bât A 30 Avenue Général Leclerc
38200 Vienne

Présentation de la structure

L'IUT2 est une composante de l'Université Grenoble Alpes qui délivre des Bachelors Universitaires de Technologie (BUT) des Licences professionnelles et générales dans les domaines de la gestion, du commerce, du droit, de l'information et de la communication, du social, de l'informatique et des statistiques. Il propose également des formations préparant aux examens nationaux de l'expertise comptable, aux diplômes d'état du travail social et des formations qualifiantes.

L'IUT2 site de Vienne se situe au sein de l'Espace St Germain, un des principaux quartiers d'affaires de Vienne. L'IUT2 accueille sur ce site près de 250 étudiants, inscrits en Bachelor Universitaire de Technologie Gestion des Entreprises et des Administrations, en licence professionnelle, métiers de la gestion et de la comptabilité et en licence professionnelle Qualité, Hygiène, Sécurité, Santé, Environnement.

Missions principales

Sous la supervision du chef de département GEA de l'IUT2 site de Vienne votre mission sera de gérer la gestion de scolarité des étudiants du département pour le BUT GEA, réaliser des actes de gestion courante du département et assurer l'accueil et la gestion du centre de documentation du site.

Activités principales
- Accueillir, informer (étudiants, enseignants, entreprises, partenaires et publics extérieurs)
- Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives, réaliser le suivi et les relances auprès des étudiants
- Organiser les enseignements sous la supervision du directeur des études ou des responsables de formation (plannings, réservation des salles, mise à disposition des documents sur les plateformes pédagogiques)
- Gérer les évaluations, préparer les soutenances, saisir les notes, éditer les PV des jurys, enquêtes de satisfaction
- Gérer les relations avec les entreprises, les partenaires, suivre les apprentis et étudiants pour l'apprentissage (contrôler leurs absences, éditer les certificats de réalisation)
- Participer aux réunions du département et de l'IUT2
- Gérer les déplacements des enseignants du département
- Participer à l'organisation de la formation des étudiants à la recherche documentaire
- Préparer les commandes d'ouvrages du centre de documentation du site, référencement, catalogage, indexation des ouvrages, rapports

Compétences attendues
- Connaître les règles d'usage et les procédures administratives
- Connaître les techniques de secrétariat et savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Gérer son activité dans un calendrier
- Réaliser un suivi d'activité
- Collecter de l'information et la diffusion
- Respecter des délais
- Utiliser des logiciels de gestion de scolarité (APOGEE, ADE, CHAMILO, E-CANDIDAT) et de gestion documentaire serait un plus
- Participer au déploiement de l'amélioration continue
- Faire preuve dorganisation, réactivité, rigueur et de fiabilité
- Avoir de bonnes capacités relationnelles et de mobilisation

Contraintes liées au poste:

- Soutenir les actions de promotion en participant aux salons, journées portes ouvertes
- Permis de conduire B : département distant des sites principaux
- Contribuer à la continuité du service en cas d'absence d'un collègue, pics d'activités à certaines périodes

Conditions de diplômes
- Sans diplôme

Rémunération
- A partir de 1726€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
- Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 229 €.

POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement-
- Sur le postePOURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
étudiants
- 6800 personnels- 30 écoles, facultés et instituts- 80 laboratoires de recherche-
LE LABEL HR EXCELLENCE IN RESEARCH
- L'Université Grenoble Alpes a obtenu en avril 2021
- le label "HR Excellence in research" attribué par la
- Commission européenne.