- Tenue des agendas
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la Direction de l'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) pour tous les événements organisés par la Direction Générale
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence, Skype ; ZOOM etc.)
- Préparation des dossiers pour les réunions
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la Direction d'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) et de la Direction Opérationnelle des Systèmes d'information (DOSI)
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission gestionnaire polyvalent (logiciel de gestion financière SIFAC) : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la Direction Générale des Services (dossiers, courriers ; notes etc.)
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces numériques partagés, méthode de classement, archivage...)
- Rédaction de courriers et prises de notes
- Accueil, information et orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)
- Mise à jour des documents de communication
- Coordination de la distribution et de la mise en ligne des documents
- Connaissances des structures et des procédures de l'université et de son environnement
- Maîtrise des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)
- Bonne expression orale et écrite
- Savoir prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Disponibilité, réactivité, capacité à gérer des actions plurielles, capacité à faire face à des pics d'activité.
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Sens de l'organisation
- Sens aigu de la confidentialité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et maîtrise de soi, diplomatie
- Sens du service public
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté
- Une prime au-delà des 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires
- Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
- Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents
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Région Rhône-Alpes Business Developer
il y a 4 semaines
Vaquette Conseil RH Rhone-Alpes, FranceBusiness Developer (H/F) · Notre client, PME en forte croissance créée il y a 10 ans dans le secteur des solutions digitales pour Smart City , a développé une application installée dans les conteneurs de tri qui favorise, grâce au principe de la consigne connectée, la transfo ...
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Assistant pilotage de projet
il y a 4 semaines
Aix-Marseille Université Marseille, France CDD PROJETMission · s :En tant qu'Assistant pilotage de projet pour le Programme "Essentiel", vous serez le bras droit du directeur de programme et de son adjoint. Votre mission principale consistera à gérer efficacement l'ensemble des tâches administratives et de secrétariat liées au prog ...
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de service pilotage et coordination
il y a 4 semaines
Métropole Aix-Marseille-Provence Marseille, FranceContexte et définition du poste · Au sein de la Direction Ressources et Coordination de la DGD Développement Economique, Innovation, Attractivité et Relations Internationales, vous avez pour missions de : · - Piloter la fonction pilotage et coordination de la Direction Générale ...
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Conseiller.ère juridique marché publics ingénierie et formation
il y a 1 semaine
Métropole Aix-Marseille-Provence Marseille, FranceConseiller.ère juridique marché publics ingénierie et formation · Référence VH Direction MÉTROPOLE AIX-MARSEILLE-PROVENCE Contrat Fonctionnaire et Contractuel Localisation Marseille Filière Administrative Catégorie A Cadre d'emploi ATTACHES TERRITORIAUX Date limite de candidatur ...
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Technical Executive Assistant
il y a 5 jours
ITER Marseille, FranceFusion, the nuclear reaction that powers the sun and the stars, is a promising long-term option for a sustainable, non-carbon emitting global energy supply. · The ITER Organization (IO), based in the southern France, welcomes best talents who can together prepare the way to this ...
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Conseiller.ère Support Juridique Marchés Publics
il y a 3 semaines
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - ATA · - Direction · - DGS / SG / DIRECTION PERFORMANCE ET CONTROLE DE GESTION · - Contrat · - Contractuel non permanent · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - A · - Cadre d'emploi · - ATTACHES TERRITORIAUX · **Contex ...
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Assistant à La Direction Générale Des Services
il y a 3 semaines
Aix-Marseille Université Marseille, France**Employeur**: · Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? · Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les pl ...
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Gestionnaire Courriers Dématérialisés
il y a 1 semaine
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - 30865 · - Direction · - DGS - SECRETARIAT GENERAL · - Contrat · - Fonctionnaire et Contractuel · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - C · - Cadre d'emploi · - ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT. · **Contexte du recruteme ...
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Consultant juridique en droit de la commande publique
il y a 1 semaine
Métropole Aix-Marseille-Provence Marseille, Franceère juridique marché publics ingénierie et formation · Référence VH Direction MÉTROPOLE AIX-MARSEILLE-PROVENCE Contrat Fonctionnaire et Contractuel Localisation Marseille Filière Administrative Catégorie A Cadre d'emploi ATTACHES TERRITORIAUX Date limite de candidature · La Mét ...
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Responsable Du Village Vacances de La Baume
il y a 3 semaines
MAIRIE DE LA ROQUE D'ANTHERON Marseille, France**Responsable du Village Vacances de La Baume** · - Agent contractuel de droit privé - niveau d'emploi catégorie E · - Rattaché à la Convention collective nationale de tourisme social et familial · - Poste à temps complet (100%) - Horaires variables et annualisés · **DEFINITION D ...
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de Direction
il y a 1 semaine
METROPOLE AIX MARSEILLE PROVENCE AMP Marseille, FranceFilière **:Administrative** · Métier **:Direction générale, Population-Administration Générale** · Catégorie **:B ou C selon profil** · **Rédacteur territorial** · **ou Adjoint administratif territorial-AAT** · CDD ou titulaire · Lieu **:MARSEILLE (Bouches-du-Rhône 13)** · **Titu ...
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Assistant à La Direction Générale Des Services
il y a 6 jours
Aix Marseille Université Marseille er, FranceDescriptif du poste · - L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative. · Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attachée de direction de la ...
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de Direction
il y a 3 semaines
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - 25443 · - Direction · - DIRECTION GENERALE DES SERVICES DELEGUEE INTERET METROPOLITAIN · - Contrat · - Fonctionnaire et Contractuel · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - B ou C · - Cadre d'emploi · - ADJOINTS ADMINI ...
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Business Developer
il y a 3 semaines
Cabinet Vaquette Conseil RH Marseille, FranceRattaché au Directeur commercial, vous contribuez au développement de votre entreprise en commercialisant sa solution digitale auprès des collectivités territoriales de votre région. · Vos missions sont les suivantes: · - Cibler et prospecter vos futurs clients collectivités, épa ...
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Chargé de Mission Administratif Et Financier
il y a 2 semaines
cdg69 Marseille, FranceSynthèse de l'offre · **Employeur** · *** · **CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR** · 27 Place Jules Guesde · MARSEILLE CEDEX 20 · Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimo ...
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Chargé de La Coordination Des Instances
il y a 1 semaine
Chambre de Métiers et de l'Artisanat de Région PACA Marseille, France**À propos de nous**: · La CMA Provence-Alpes-Côte d'Azur, établissement public administré par des artisans élus pour cinq ans, a pour mission de défendre les intérêts généraux des artisans, de promouvoir le développement des entreprises artisanales et d'accompagner l'artisan dan ...
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Assistant Pilotage de Projet
il y a 1 semaine
Aix-Marseille Université Marseille, France**Employeur**: · Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? · Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les pl ...
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Responsable Service Achats Et Finances
il y a 5 jours
Ville de Marseille Marseille, FranceDGA Direction générale des services · **Secteur d'activité** · - Achats et juridique**Filière** · - Administrative**Catégorie** · - A**Cadre d'emplois** · - Attachés territoriaux**Référence** · - i9914 · - Description CollectivitéAu sein de la Direction d'Appui Fonctionnel, ratta ...
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Chargé.e D'achats
il y a 2 semaines
Metropole Aix Marseille Provence Marseille, FranceDate · - Référence · - DGS 23/ · - Direction · - DIRECTION COMMUNICATION · - Contrat · - Fonctionnaire et Contractuel · - Localisation · - Marseille · - Filière · - Administrative · - Catégorie · - A · - Cadre d'emploi · - ATTACHES TERRITORIAUX · **Contexte du recrutement et déf ...
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Head of Human Resources Division Io0016
il y a 1 semaine
ITER Marseille, FranceThe ITER Organization brings together people from all over the world to be part of a thrilling human adventure in southern France—building the ITER Tokamak. We require the best people in every domain. · ITER Organization (IO) is an Equal Opportunity/Inclusive organization committ ...
Assistant de Direction de la DGS F/H - Marseille, France - Aix-Marseille Université
Description
Mission
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
La Direction Générale des Services comprend une directrice, quatre directeurs/trices adjoint/es et une responsable de la mission coordination de la direction générale des services.
L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative, ainsi que par la nature des dossiers et sujets traités, qui revêtent un caractère confidentiel important.
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale des services, l'assistante de direction assume des missions et tâches qui requièrent, du fait de son « exposition », sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.
L'agent travaillera avec deux autres assistantes pour la direction générale des services et assurera également des activités de secrétariat pour les 4 DGS adjoints.
Fonctionnellement, l'assistant(e) relève de la responsable de la mission coordination.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Profil
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances
Compétences opérationnelles
Compétences comportementales
Les avantages liés au poste :
