Assistant à La Direction Générale Des Services - Marseille er, France - Aix Marseille Université

Aix Marseille Université

Entreprise vérifiée

Marseille er, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Descriptif du poste
- L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative.
Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attachée de direction de la direction générale des services, l'assistant de direction assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.
Il travaille au sein d'une équipe de trois personnes qui réalise l'ensemble des activités du bureau de l'assistanat de la direction générale des services.
Missions et activités transverses:
Secrétariat:

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités)
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement.
- Gestion des parapheurs
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale.
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ;
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI...
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage...)
- Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox,...)

Missions d'assistanat:

- Gérer les agendas
- Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions
- Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations,...)
- Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité
- Gérer le process de signature électronique

Dans les activités globales du bureau de l'assistanat de la direction générale des services listées ci-dessus les missions particulières et d'expertise du poste sont:

- Assurer l'assis

Profil recherché

Vous maîtrisez des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office, SIFAC?) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Vous avez de l'expérience en travail d'équipe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, seront un atout pour le poste.

**Les avantages liés au poste**:
- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental-
- Participation Mutuelle à hauteur de 15euro /mois-
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents-
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)-
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité-
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail-
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agentsCompétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Confidentialité
Diplomatie

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Bureautique
Electronique

**Voir plus**

Entreprise

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Autres offres de l'entrepriseSalaire

k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Tous niveaux d'expérience acceptés

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur public / Armées

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d'activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR