Chef de Cabinet - Lyon e, France - Ecole Normale Supérieure de Lyon

Ecole Normale Supérieure de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon e, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Descriptif du poste

Le / la chef-fe de cabinet intervient en appui au Président de l'ENS de Lyon, en particulier dans la coordination administrative et organisationnelle des activités de la Présidence.

Il/elle a pour missions principales:
1/ La coordination du fonctionnement du secrétariat de la présidence:
Assister le Président et le Vice-Président Stratégie dans l'ensemble de leurs missions
Superviser l'organisation de l'activité du secrétariat (agendas, courriers, parapheurs), veiller au contrôle des documents mis à la signature du Président, assurer le suivi de la boite mails de la Présidence et gérer le fichier des contacts
Assurer le suivi de la correspondance de la présidence et rédiger certains courriers
Superviser la planification des réunions institutionnelles en collaboration avec la direction générale des services, assurer la gestion des plannings en tenant compte des priorités, organiser et veiller au bon déroulement des déplacements
Encadrement de l'équipe composée de 6 personnes

2/ Le suivi des relations avec les services de l'Ecole et les partenaires extérieurs

Gérer les réunions du comité de direction (dont ordres du jour et relevés de décision)
Préparer des dossiers du Président, en relation étroite avec le Vice-Président Stratégie, les autres Vice-Présidences, et le directeur général des services
Assurer une veille sur les principaux dossiers, et le cas échéant, suivre quelques dossiers thématiques,
Coordonner le travail, en lien avec le Vice-Président Stratégie, concernant les rapports d'activité
Suivre les travaux du CHELS (Collège des Hautes Études Lyon Saint-Étienne)

3/ L'organisation des représentations institutionnelles

Organiser le protocole des cérémonies officielles en étroite collaboration avec le service communication
Collaborer avec la direction de la communication : élaboration et supervision de la communication institutionnelle de l'établissement (interne et externe)
Aider à préparer les interventions orales et écrites du Président
Faire partie de la cellule de crise

Relations fonctionnelles:
En interne : les membres du comité de direction, la Direction générale des services et l'ensemble des directions et composantes
En externe : : État, collectivités territoriales, partenaires socio-économiques

Encadrement : 6 personnes

Profil recherché

Les connaissances souhaitées:
Compréhension des enjeux de l'ESR, connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de l'ESR
Connaissances de l'organisation, du fonctionnement et des mécanismes décisionnels politiques et administratifs
Connaissances en matière de réglementations juridique, administrative et financière applicables aux établissements d'enseignement supérieur et de recherche
La maîtrise de l'anglais serait appréciée.

Les savoir-faire opérationnels recherchés:
Capacités d'analyse et de synthèse
Capacités rédactionnelles
Capacité d'organisation
Aptitudes managériales
Technique de conduite de réunion
Gestion de crise
Maîtrise des enjeux de communication
Travail en transversalité et en réseau

Les compétences comportementales attendues:
Capacité à appréhender d'autres cultures et sphères professionnelles
Capacité d'adaptation
Capacité de synthèse
Réactivité
Rigueur et discrétion
Curiosité intellectuelle

Contacts:
Yasmina CHAMS, directrice des ressources humaines : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Mélanie MAHE, responsable recrutement : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Capacité d'adaptation
Capacité d'analyse

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Administratif
Communication

**Voir plus**

Entreprise

L'ENS de Lyon forme des étudiants motivés aux métiers de l'enseignement, de la recherche et aux carrières de la haute fonction publique et des entreprises. Classée parmi les 10 meilleures universités de recherche à taille humaine dans le monde, elle dispense une formation exigeante, de haut niveau et une recherche de premier plan qui contribue aux progrès des connaissances.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l'égalité professionnelle représentent des dimensions centrales. Labellisée HRS4R, l'École met en œuvre un processus de recrutement ouvert, transparent et basé sur le mérite.

Présentation du service:
Le Cabinet du Président intervient en appui au Président et à son équipe de Vices-Pré

Il contribue à la mise en œuvre de la politique de l'établissement en veillant à la rendre lisible en interne comme en externe.

Composé de 6 personnes, le Cabinet est en relation avec l'ensemble des services de l'École, notamment la direction générale des services, ainsi que la région académique, les différents services de l'État, les collectivités territoriales et les partenaires.

Le poste de de cabinet est placé sous l'autorité hiérarchique direc