Office Manager - Paris, France - Abbott Laboratories

Abbott Laboratories

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Abbott, leader mondial dans le secteur de la santé, s'engage pour permettre aux gens de vivre pleinement à chaque étape de leur vie. Notre large gamme de technologies révolutionnaires couvre l'ensemble des services de santé, avec des produits et services de diagnostic parmi les meilleurs, des appareils médicaux, des produits nutritionnels ainsi que des médicaments génériques de marque. Nos _ collègues_ sont au service de la population dans plus de 160 pays à travers le monde._
- Abbott est une entreprise attachée à la mixité et à la diversité, nous recrutons et nous reconnaissons tous les talents._

**1. **Mission Principale**

L'office manager a pour objectif de facilité le travail de la division diagnostique rapides en assurant la gestion administrative, le bon fonctionnement et de la coordination de notre bureau à Bièvre, dans le respect du budget, des délais et des procédures Abbott

**2. **Principales Responsabilités**

**ASSISTANAT**:

- Gestion d'agendas : rendez-vous, appels, déplacements, hébergements, réservation salles de réunion siège
- Gestion des services généraux (baille, téléphonie etc.)
- Gestion du courrier (réception, dispatch) et de la correspondance dans le respect de la confidentialité
- Gestion des notes de frais dans le respect des procédures Abbott (Concur)
- Rédaction, Classement et archivage de tout document
- Réception et diffusion de l'information (relations téléphoniques internes ou externes, messagerie, mailing,)
- Initiation / Gestion des demandes d'achat via l'outil / provisions / table de suivi des dépenses / clôture budgétaire de fin d'année
- Création de fournisseurs
- Création des Demandes d'Achat, leurs suivis et interface entre les fournisseurs et la comptabilité
- Organisation & coordination de la logistique d'évènements /réunions internes, externes, réunions régionalespour les collaborateurs (recherche de lieux, en sélectionner plusieurs et choisir les plus adaptés en accord avec le responsable du projet, réserver les salles, les pauses-repas l'hospitalité et transferts,)
- Accueil des nouveaux entrants en organisant les premières étapes administratives, s'assurer que le nouvel arrivant est bien équipé (PC, téléphone, carte de crédit, carte professionnelle, éventuellement voiture, fournitures de bureau,...), coordonner avec le service de formation pour son intégration.
- Formation des nouveaux entrants à la logistique des logiciels administratives (Concur,)

**SOUTIEN MEMBRES DU CODIR / AUTRES**:

- Notes de frais et voyages
- Déplacements ponctuels à prévoir
- Assistanat administratif sur certains projets
- Back-up de l'Assistante de Direction Générale

**4. **Profil / Expériences professionnelles**
- Formation Bac +2 ou plus
- Bon niveau en Bureautique (Excel, Word, Powerpoint, Base de données)
- Un bon niveau d'anglais est nécessaire