Assistant de Direction - Paris, France - Université d'Orléans

Université d'Orléans

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 5 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Employer
**Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.**:
**Elle compte étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.**:
**L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI**

**Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique**
- Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle:

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actifs dès la prise de poste
- Télétravail possible à partir de 6 mois d'ancienneté et selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
- Développement de ses compétences à travers des formations riches et variées
- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- **
Et des avantages**
- Activités sportives et culturelles
- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

Position
**Mission**

Vous avez pour mission d'assister le Directeur Général des Services Adjoint aux Moyens ainsi que la Directrice des Affaires Financières dans l'organisation et le bon déroulement de leurs activités. Vous assurez également un appui aux services de la Direction des Affaires Financières.

**Activités principales**

**Assistanat DGSA et DAF**
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes ;
- Préparer le travail et accompagner le bon déroulement des procédures et évènements ;
- Assurer la gestion de l'agenda de la DGS et de la DAF, l'organisation des réunions, la réservation des salles et contrôler les échéances ;
- Gérer le suivi de la signature des parapheurs et leur diffusion ;
- Enregistrer le courrier et le diffuser aux responsables concernés (gestion du courrier entrant/sortant) ;
- Rédiger des courriers, des comptes rendus et les relevés de décisions ;
- Assurer la publication et l'actualisation de différents documents du service sur intranet (rôle de référent intranet) ;
- Diffuser les mails à destination des personnels, Directeurs ou Responsables Administratifs ;
- Organiser et gérer le classement des documents conservés (Archivage) ;
- Organiser les entretiens professionnels des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;
- Assurer le suivi et la validation des congés des agents rattachés à la DGSA et la DAF ;
- Assurer un appui auprès de l'assistante de la DGS en cas de besoin (surcharge de travail, absences ).

**Appui des activités de la DAF**
- Participer à des réunions de service (prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu) et en assurer le suivi ;
- Assister la DAF dans ses fonctions (déplacements, recrutements ) ;
- Assurer le rôle de référent annuaire DAF ;
- Participer à la Commission d'Appel d'Offre ;
- Coordonner le rétro planning budget ;
- Assister autant que de besoin, les chefs de service de la DAF.

Profile
**Formation et expérience professionnelle**

Formation Bac+2 orientée assistanat de direction / administration

Maîtrise des outils bureautiques et de communication

**Compétences et qualités requises**

Qualités rédactionnelles (courriers, comptes rendus et prise de notes)

Sens de la confidentialité et de la discrétion

Sens de l'organisation et rigueur

Capacité d'adaptation, réactivité et polyvalence

Capacité à rendre compte de son activité

**MODALITÉS ET PROCESS DE RECRUTEMENT**

Lieu d'exercice : Université d'Orléans

Prise de poste**:Poste à pourvoir à partir de mai 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD), temps plein

Postuler

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. **jusqu'au 16/05/2024