Assistante E&C Programme Office H/F - Toulouse, France - airbus

Description

Job Description:

Airbus Commercial Aircraft recherche un(e) Assistant(e) (H/F) qui rejoindra notre Département Ethique & Conformité (LO) basé à Blagnac, France.

Vous ferez partie d'une équipe qui gère le programme de conformité et de contrôle des exportations pour le groupe Airbus pour un contrat CDD de 18 mois .

Description du poste :

Airbus s'engage à mener ses activités avec honnêteté et intégrité, conformément à toutes les lois et réglementations locales et internationales. Le programme d'éthique et de conformité d'Airbus a été conçu dans cet objectif et s'appuie sur un réseau talentueux et diversifié de professionnels de la conformité pour sa mise en œuvre efficace.

En tant qu'assistant de l'équipe E&C, vous soutiendrez le département LOP et ses managers et membres de l'équipe dans leurs activités quotidiennes.

Votre environnement de travail :

Capitale mondiale de l'aéronautique et capitale européenne de la recherche dans le spatial, Toulouse est une ville dynamique du sud-ouest de la France desservie par un aéroport international.

Parce que nous prenons soin de vous:

• Avantages financiers: Salaire attractif, accords d'intéressement et de participation, plan d'épargne salariale abondé par Airbus, plan d'actionnariat salarié sur la base du volontariat, avec attribution d'actions gratuites en fonction du nombre d'actions souscrites. proposant de nombreuses activités socio-culturelles et d'autres services.occasions spéciales et des options de transfert de congés, un comité d'entreprise
• Équilibre vie privée / professionnelle: Des jours de congés supplémentaires pour conciergerie, salle de sport, application de covoiturage.(incapacité, invalidité, décès). Selon le site : centre de services de santé, services de Bien-être / santé: couverture complémentaire des frais de santé et de prévoyance
• Développement individuel: des opportunités d'évolution et des possibilités deformations nombreuses (catalogue de plus de e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, parcours expert, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos challenges :

• Gérer un agenda complexe pour le chef de département
• Anticiper les besoins en agenda et gérer les demandes de réunions sur la base d'une vision à 6 mois
• Faciliter et coordonner pour éviter les conflits d'agenda
• Soutenir le département HO dans la rédaction de présentations pour améliorer la communication du département et accroître la visibilité de l'E&C auprès des parties prenantes internes et externes ;
• Soutenir le développement du savoir-faire de l'équipe et le partage d'informations, y compris les supports de présentation, les conseils juridiques, les mémos, etc.
• Soutenir la préparation et le contrôle du budget LO
• Soutenir le processus de préparation du budget annuel
• Gérer la réception des factures et le paiement des cabinets d'avocats et autres prestataires de services
• Accompagner les membres de l'équipe dans la gestion de leurs déplacements :
• Réservation et modification des projets de voyage
• Prise en charge des notes de frais
• Soutenir les membres de l'équipe dans l'organisation d'événements :
• Organisation de séminaires et d'événements à Toulouse
• Correspondance avec les principales parties prenantes et participants à l'événement, etc.
• Contribuer à la vie quotidienne du département :
• Lancer des commandes dans l'outil Click'n Buy
• Traiter les demandes spécifiques liées à la vie du service
• Être innovant en proposant des façons alternatives de faire les choses lorsque cela est jugé utile pour les améliorations du département

Votre carte d'embarquement :

• + 10 ans d'expérience en matière d'assistance et d'organisation
• Forte expérience et bonne connaissance de l'organisation, des outils (click n'buy, myTravel, my Travel Expenses...) et des processus d'Airbus
• Vous êtes reconnu pour votre autonomie et vous êtes proactif
• Vous avez l'esprit d'équipe
• Vous êtes énergique et disposé à contribuer au changement
• Un excellent niveau d'anglais est obligatoire

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en candidatant en ligne maintenant

ENGLISH VERSION

Airbus Commercial Aircraft is looking for an Assistant for the E&C team (F/M) to join our team based in Toulouse, France.

Description of the job:

Airbus is committed to conducting its business with honesty and integrity, in accordance with all local and international laws and regulations. The Airbus Ethics & Compliance Programme has been designed with this aim in mind, and relies on a talented and diverse network of compliance professionals for its effective implementation.

As Assistant for the E&C team, you will be supporting the HO department and his managers and team members in their daily activities.

Your Challenges:

• Manage complex agenda for the HO department
  • Anticipate agenda needs & manage meeting requests based on a 6-month vision
  • Facilitate and coordinate to avoid conflicts of agenda
• Support HO department on the drafting of presentations to improve dept communication and increase visibility of E&C towards internal and external stakeholders;
• Support the development of team know-how and information-sharing, including presentation materials, legal advice, memos, etc.
• Support the preparation and control over LO budget
  • Support annual budget preparation process
  • Manage invoice receipt and payment of law firms and other service providers
• Support the team members in dealing with their travels:
  • Booking and modification of travel plans
  • Support for expense claims
• Support the team members in organization of events:
  • Organization of seminars and events in Toulouse
  • Correspondence with key stakeholders & participants in the event etc.
• Contribute to the daily life of the department:
  • Launch orders in click'n buy tool
  • Handle specific requests linked to department's life
• Be innovative in proposing alternative ways of doing things when deemed useful for department improvements

Your boarding pass:

• Solid Assistant and organizational experience
• Strong experience and good knowledge of Airbus organisation, tools (click n'buy, myTravel, my Travel Expenses ...) & processes
• You are recognised for your autonomy and you are proactive
• You are team player
• You are energetic and willing to contribute to change
• Excellent English level is mandatory

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company's success, reputation and sustainable growth.

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