Agent D'accueil - Paris, France - Maison d'Accueil de l'Enfance Eleanor Roosevelt - DASES

Maison d'Accueil de l'Enfance Eleanor Roosevelt - DASES

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'agent d'accueil a un rôle primordial de représentation de l'établissement et une posture de premier interlocuteur au sein de l'établissement. Il travaille dans une équipe de 5 personnes avec des horaires décalés et un travail le week-end.

**Ses missions sont les suivantes**:1/Assurer l'accueil physique**:

- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, notamment à l'aide des caméras de vidéo-surveillance
- Faciliter l'admission des enfants avec une posture bienveillante et rassurante
- Accueillir les familles et tout visiteur avec amabilité et diplomatie
- Accueillir et prévenir le service ou l'interlocuteur concerné
- Gérer les droits de sortie et d'hébergement (signature du registre, etc.)

**2/ Gérer l'accueil téléphonique**:

- Réceptionner les appels et les tracer
- Orienter les appels vers l'interlocuteur concerné
- Prendre les messages et les restituer rigoureusement à l'interlocuteur concerné
- Réceptionner et émettre des fax et mails puis les diffuser en interne

**3/ Participer à l'accueil administratif**:

- Réceptionner, traiter et diffuser l'information (fax, fiche de transmission,) en interne et en externe, selon les circuits de communication
**o Réaliser diverses tâches bureautiques**: saisie et mise en forme de documents informatiques, notamment les tableaux Excel, des documents Word
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives (admissions, sorties définitives, admissions hors MAE )
- Compléter et envoyer par mail les bons de commande pour accompagnement de nuit ou de week-end
- Mettre à jour le logiciel Iodas
- Archiver des dossiers selon la procédure
- Classer des documents

4/ Participer à la logistique de l'établissement et du service:

- Suivre les fournitures de bureau, cartouches d'imprimante,.
- Gérer l'outil de réservation et d'usage des véhicules de service
- Suivre l'approvisionnement et les réparations des distributeurs de boissons et confiseries
- Gérer les badges et clés
- En lien avec l'entreprise de ménage, contrôler les horaires de ménage, vérifier le passage des poubelles et signaler à un cadre si la benne n'est pas passée
- En l'absence du magasinier, réceptionner certaines livraisons

5/ Participer à la sécurité des personnes et des biens, en lien avec le cadre de garde:

- Assurer la gestion de premier niveau de la centrale SSI (détection d'une anomalie, transmission de l'information aux personnes appropriées selon contexte, réarmement de la centrale et des moteurs des VMC
- Contacter les services d'urgence en cas de besoin
- Contacter le service concerné en cas de difficulté
- Contrôler l'identité professionnelle des personnes extérieures
- Gérer le dispositif anti-intrusion (signaler au service concerné un dysfonctionnement, réarmer le dispositif du RDC )
- Réceptionner les courriers et biens déposés pour les enfants en attendant qu'ils soient récupérés par le service concerné (prévenir le service)

6/ S'inscrire dans l'équipe d'accueil et le projet de l'établissement:

- Assurer un relais lors de l'absence d'un collègue
- Participer aux réunions de service et interservices dans un but d'amélioration continue de la qualité
- Participer aux divers projets institutionnels (évaluation interne, réunions institutionnelles, comité de bientraitance,)

**Spécificités du poste / contraintes**:

- Horaires et repos variables
- Pause incluse dans le temps de travail
- Contact avec un public en difficulté
- Exposition à des situations violentes physiquement, verbalement ou psychiquement
- Exigence de discrétion professionnelle et de respect du secret partagé
- Travail dans une ambiance sonore
- Travail 2 WE sur 5

Le poste est à pourvoir dès que possible.

1/ Qualités requises
N°1 Bienveillance envers le public. Sens de l'accueil, notamment lors des admissions d'enfants et visites des familles.
N°2 Disponibilité et adaptabilité à différents interlocuteurs, dont les publics difficiles.
N°3 Sens de la confidentialité et de l'obligation de réserve.
N°4 Sens de l'organisation, de la gestion des priorités et rigueur dans le suivi des procédures
N°5 Ouverture d'esprit et curiosité professionnelle, acquisition de nouvelles compétences

2/ Connaissances professionnelles
N°1 Connaissance approfondie du dispositif de protection de l'enfance et des lois régissant les établissements d'aide sociale à l'enfance
N°2 Maitrise de l'expression écrite et orale
N°3 Connaissance des missions et du projet de l'établissement
N°4 Connaissances informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook)
**N°5 Connaissances en communication professionnelle**: règles de base de l'accueil et techniques de l'entretien téléphonique
N°6 Connaissances en gestion des situations relationnelles difficiles

3/ Savoir-faire
N°1 Savoir comprendre une demande, renseig