Assistant(E) D'institut Estri - Lyon e, France - UCLy

UCLy

Entreprise vérifiée

Lyon e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'ESTRI recrute un(e) Assistant(e) d'Institut (renfort administratif) dans le cadre d'un remplacement congé maternité. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) du pôle Lettres et Langues et fonctionnellement à l'Attachée de direction de l'ESTRI, ce collaborateur aura - dans le cadre des prestations internes et externes du Centre de langues de l'ESTRI - pour principales fonctions:
**Principales fonctions**:

- Suivi des allers-retours des charges d'activité prévisionnelles avec les enseignants (transmises en amont par le secrétariat), et éventuelles relances ;
- Consolidation des charges ESTRI et Prestations (Centre de langues) avant transmission des charges validées au service de la RAU ;
- Lien avec l'Attachée de direction pour la mise à jour du fichier RH à communiquer au service de la RAU, avec les ajustements nécessaires;
- Veiller au bon rattachement des enseignants aux cours dans synergie et de sa mise à jour en lien avec l'Attachée de direction;
- Suivi des confirmations des charges d'enseignement, et lien d'information avec la Direction (par exemple, en cas de nécessité d'un recrutement enseignant);
- Suivi, mise à jour éventuelle et lien avec la Direction des annexes financières pour les prestations internes UCLy et externes (Institution des Chartreux supérieure de BAC +1 à 4);
- Mise à jour de la liste des cours à créer sur Synergie en cas de changement;
- Avec la Direction et une référente du Centre de langues, préparation des réunions de rentrée des enseignants des prestations : courriels d'invitation et d'information aux enseignants;
- Transmission des informations aux enseignants rattachés aux prestations relatives au lancement des cours : lien d'information sur les lieux, les groupes, les créneaux, etc
- Lien d'information et de communication entre les enseignants et les différents services des instituts prestataires (registraire, planning) sur les salles, les emplois du temps et les groupes;
- Diffusion aux enseignants et aux différents services de scolarité partenaires les groupes de niveau constitués au démarrage de la rentrée (la semaine avant les cours).

**Profil**:

- Bac +2 avec ou sans expérience
- Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative,
- Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités,
- Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics,
- Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d'une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais)).

**Durée du temps de travail**:temps plein (remplacement congé maternité du 04/05/2024 au 04/10/2024)

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 5 mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 29/04/2024