Assistante de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:30/08/2023

**Date de parution **:30/08/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistante de direction - Département Pilotage Comptabilité et Facturation F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Protocole 35 h - Temps de travail actuel sur le poste

**Rémunération**:
De 2266 à 3022€ brut/mois

**Télétravail**:
Hybride 1-2j/semaine selon encadrement

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
La Direction Economique, Financière, de l'Investissement et du Patrimoine (DEFIP) du siège comporte 3 départements:

- Budget et contrôle de gestion
- Pilotage Comptabilité et Facturation
- Investissement et Immobilier

Le département Pilotage Comptabilité et Facturation (DPCF) est composé:

- Du Service de l'analyse et de la réglementation comptable
- Du Service de la recette et de la facturation
- Du Service conventions/subventions/financement de la recherche
- De la direction du projet « Certification des comptes » et contrôle interne.

COMPOSITION DE L'EQUIPE

Une assistante de direction assure les différentes missions de secrétariat du département Pilotage Comptabilité et Facturation.

Le secrétariat du département Pilotage Comptabilité et Facturation fonctionne étroitement avec le secrétariat de la DEFIP, positionné à proximité. Chaque secrétariat peut être amené à assurer, en cas de besoin (absences-congés / éventuel « pic » d'activité) certaines missions de l'autre secteur.

**Vos missions**:
Le Département Pilotage de la Comptabilité et de la Facturation comporte 40 agents, dont le directeur de Département et son adjoint, le directeur du projet « certification des comptes », les chefs de service ou responsable de pôle, et les professionnels rattachés à chacun de ces services ou secteurs.

Missions générales:

- Assister l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion des agendas, organisation de réunions, communication, accueil, gestions des appels téléphoniques, gestion des dossiers, gestion du courrier entrant, frappe, mise en page et suivi des courriers sortants...),
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, liées au fonctionnement du département,
- Prendre en charge des dossiers spécifiques

Missions permanentes:

- Accueil et orientation des personnes, traitement des appels téléphoniques ;
- Organisation des réunions ou événements pour le département, gestion des agendas des collaborateurs ;
- Traitement du courrier (enregistrement, tri, diffusion, archivage) et gestion des messages électroniques : cette mission est particulièrement développée en lien avec le Service de la recette et de la facturation, qui centralise les échanges avec les Caisses primaires d'Assurance maladie et les réclamations patients ;
- Mise en forme et enregistrement des documents (notes, courriers, présentations ),
- Gestion documentaire, notamment diffusion des dossiers (notes, indicateurs ) via la base documentaire DEFIP ou intranet,
- Gestion et stock des fournitures de bureau

Missions spécifiques:
Le secrétariat a en charge la coordination des travaux du département sur les projets suivants:

- Gestion documentaire dans le cadre du projet « nouvel Intranet » : l'intranet DEFIP devant faire l'objet d'une refonte, le secrétariat assurera la transition entre l'ancien et le nouvel outil ;
- Il peut être sollicité par les différents services du département, pour effectuer en renfort certaines tâches administratives

L'assistante du département Pilotage de la comptabilité et de la facturation coordonne ses journées de congés ou absences avec les assistantes de la DEFIP, de façon à assurer dans la mesure du possible une présence journalière au secrétariat,

En cas de besoin, les missions à assurer pour la DEFIP:

- Assister l'équipe de direction dans les fonctions « classiques » de secrétariat (gestion de planning et organisation de réunions, traitement des appels téléphoniques, gestion du courrier, mise en forme et enregistrement de documents, gestion documentaire, mise à jour de l'intranet et diffusion de notes, gestion et stocks de fournitures de bureau...),

**Compétences recherchées**:
SAVOIR FAIRE REQUIS
- accueil et orientation du public ;
- qualités d'expression écrite et orale ;
- identification des informations communicables à autrui et respect du secret professionnel ;
- capacité à travailler en équipe ;
- gestion de son temps, capacité à prioriser et anticiper ;
- réactivité ;
- discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, PowerPoint (requis) ; intranet, post office (formations possibles à la prise de fonction) ;
- qualités rédactionnelles ;
- utilisation d'un système de gestion do